Penjelasan dan Petunjuk Pengiriman Surel ke HDSINTA

image_print

Penjelasan dan Petunjuk

Terkait HelpDesk SINTA (hdsinta)

Versi 2017-08-14

Ada tiga hal penting, yaitu:

  1. Permintaan verifikasi akan diproses apabila mendaftar di Sinta periode Januari – Juli 2017. Untuk pendaftar di Sinta mulai 1 Agustus 2017 harap TIDAK meminta dilakukan verifikasi, proses verifikasi akan dilakukan secara bertahap.
  2. Pertanyaan atau hal lainnya silakan kirim surat elektonik (surel/email), saat akan kirim surel diharapkan mengikuti petunjuk yang ada di bagian B, C dan D. Mohon petunjuk diikuti supaya dapat diproses dengan akurat dan cepat.
  3. Jika setelah beberapa hari surel belum ada respon, reply langsung surel yang lama (jangan tulis email baru). Ada kemungkinan Tim Sinta terlewat memberi respon pada surel tertentu.

A. PENJELASAN

Pada Portal Science and Technology Index (SINTA) ada tahapan (1) registrasi, (2) verifikasi/verified dan (3) sinkronisasi.

  1. Registrasi dilakukan oleh pendaftar dengan kelengkapan utama/primer meliputi: NAMA, NIDN (bila dosen), Afiliasi Perguruan Tinggi, ID Google Scholar (GS) dan Surat Elektronik (Surel/email). Tentu direkomendasikan untuk mengisi data lainnya dengan lengkap. Pada bagian akhir proses registrasi, Sinta akan mengirim surel. Pendaftar membuka surel, klik tautan/link yang ada di surel, sehingga surel menjadi terverifikasi (pendaftar dapat melakukan login memakai alamat surel dan password).
    Jika tahapan registrasi ini belum tuntas, mohon tunggu waktu beberapa saat, lakukan daftar ulang lagi sehingga surel menjadi terverifikasi.
  2. Tim Verifikator di RistekDikti melakukan pemeriksaan NAMA, NIDN, memeriksa artikel pada GS dan validasi Surel, jika semuanya valid, maka verifikator akan membuat status menjadi VERIFIED. Pada tahap verified ini ID GS tidak dapat diubah lagi oleh pendaftar. Perubahan ID GS hanya dapat dilakukan oleh Tim Sinta.
  3. Sinkronisasi adalah proses menyalin artikel atau publikasi yang ada di GS (yang semuanya valid), dan jika ada juga akan menyalin dari Scopus ke dalam database Sinta. Sinkronisasi oleh Tim Verifikator akan membuat SCORE menjadi tidak nol lagi, dan nama penulis akan muncul atau masuk ke dalam daftar afiliasi atau perguruan tinggi masing-masing.
    Tim Verifikator melakukan sinkronisasi apabila semua artikel yang terdapat dalam GS semuanya valid. Bila ada satu atau lebih publikasi yang tak valid, misal Verifikator tidak menemukan nama penulis di publikasi, maka sinkronisasi tidak akan dilakukan oleh verifikator (SCORE di Sinta tetap nol).

B. PETUNJUK PENGIRIMAN SUREL
Pengiriman surat elektronik (surel) dilakukan antara lain:

  1. Sudah registrasi di periode Januari sampai Juli 2017 namun belum diverifikasi.
  2. Jika salah mengisi NIDN, salah nama, salah mengisi surel, salah memilih afiliasi atau perguruan tinggi.
  3. Sudah verified, namun score masih nol (pastikan GS sudah publik dan GS berisi lebih dari satu publikasi).
  4. Sudah verified, namun score berbeda secara signifikan, misal h-index di GS sudah 4, sedangkan h-index di Sinta masih 2.
  5. Hal lainnya yang cukup mendesak yang terkait SINTA

C. PERSIAPAN PENGIRIMAN SUREL

Bila akan kirim surel yang terkait Google Scholar (GS), sebelum kirim surel pastikan:

  1. Pendaftar dapat melakukan login ke GS
  2. Profil GS sudah dibuka aksesnya menjadi Profil Publik. Cara memastikan Profil GS sudah publik antara lain dengan meminta orang lain membuka link GS di komputer yang berbeda, jika di komputer yang berbeda dapat melihat daftar publikasi di GS, kemungkinan besar profil sudah publik.
  3. Profil GS memakai pas foto, mohon tidak memakai foto pemandangan atau foto lain yang tidak relevan.
  4. Ada minimal satu artikel atau publikasi yang terdapat di GS
  5. Semua artikel yang terdapat di GS harus valid, yaitu:
  1. Tertera judul publikasi, tertera nama sebagai penulis satu, sebagai penulis kedua, sebagai penulis ketiga dan seterusnya
  2. Tertera nama di posisi sebagai penulis
  3. TIDAK dalam posisi pembimbing tugas akhir, tesis atau disertasi

Bila ada satu atau lebih publikasi yang tak tertera nama sebagai penulis, maka sinkronisasi data  akan ditunda sampai semuanya valid. Agar valid, lakukan perbaikan atau melengkapi data di GS, atau dapat juga dilakukan penghapusan publikasi yang tak tertera nama sebagai penulis.

D. KELENGKAPAN PENGIRIMAN SUREL

Saat mengirimkan surat elektronik (Surel) usahakan dengan kiriman satu kali surel atau dua kali surel masalah dapat diselesaikan, sehingga surel perlu dilengkapi:

  1. Untuk menghindari penyalahgunaan, kirim surel ke HelpDesk SINTA memakai surel yang dipakai untuk registrasi di SINTA. Jika memakai surel yang berbeda, tuliskan alasan mengapa memakai surel yang berbeda.
  2. Pada bagian Subject WAJIB diisi ”NIDN + Judul singkat masalah yang dialami di SINTA”
  3. Pada bagian isi surel sertakan:
  1. Nama Lengkap (tak perlu menuliskan gelar)
  2. NIDN (bila sebagai Dosen)
  3. Nama Afiliasi atau Perguruan Tinggi
  4. Cantumkan waktu saat daftar di Sinta (Apakah Januari – Juli 2017?)
  1. Lalu dibawahnya tuliskan secara detail masalah yang dialami, supaya dapat diberikan solusi seakurat dan sesegara mungkin. Detailnya antara lain:
  1. Jika terkait permintaan verifikasi, hanya akan diproses permintaan verifikasi dengann pendaftaran mulai Januari sampai Juli 2017 saja. Registrasi yang dilakukan setelahnya akan diproses secara reguler.
  2. Jika terkait Google Scholar (GS), cantumkan ID GS atau URL GS
  3. Jika terkait ID Scopus, cantumkan ID Scopus (yang 10 atau 11 digit)
  4. Jika terkait salah alamat surel, cantumkan surel yang salah dan surel yang benar
  5. Jika terkait salah isi NIDN, Nama dan lainnya, cantumkan data yang salah dan juga cantumkan data yang benar/koreksinya.

E. ALAMAT SUREL

Surel dikirimkan ke HelpDesk SINTA (hdsinta), yaitu:

HelpDesk SINTA (hdsinta)

hdsinta@ristekdikti.go.id

F. TANYA JAWAB: Registrasi dan Verifikasi

  1. Siapakah yang dimaksud Tim Sinta RistekDikti?

Jawab:

Tim Sinta adalah beberapa personil yang ditugaskan untuk menjadi verifikator, mengelola helpdesk dan pengembang web/aplikasi SINTA.

  1. Saya baru saja melakukan registasi di Web Sinta. Apa yang harus dilakukan?

Jawab:

Mohon menunggu untuk dilakukan verifikasi dan sinkronisasi secara manual oleh Tim Sinta RistekDikti.

  1. Mengapa Tim Sinta RistekDikti belum melakukan verifikasi?

Jawab:

Antara lain disebabkan banyaknya antrian pendaftar lain yang juga menunggu untuk dilakukan verifikasi. Mohon sabar menunggu.

  1. Apakah HelpDesk dapat mengabaikan atau tak memberi respon kiriman surel tertentu?

Jawab:

Bila pengiriman surel tidak mengikuti petunjuk pengiriman surel, sehingga HelpDesk kesulitan memberikan respon yang akurat dan cepat, maka surel tertentu dapat tidak direspon. Jika sudah lebih beberapa hari surel tak ada respon. Silakan reply ulang surel yang dikirim sebelumnya dengan tambahan isi informasi lebih detail/jelas.

  1. Apakah HelpDesk memiliki nomor telepon?

Jawab:

Saat ini interaksi diupayakan melalui surel supaya tercatat dan terstruktur alurnya. Ada personil di Tim Sinta memiliki nomor telepon selular, hanya saja kontak ke nomor personil tersebut sifatnya darurat. Abaikan bila ada telepon yang mengaku Tim Sinta dan meminta password akses ke SINTA atau password akses email.

  1. Data atau registrasi saya sebelumnya sudah ada di SINTA. Mengapa beberapa waktu kemudian data saya tak muncul lagi?

Jawab:

Tim Sinta memiliki wewenang untuk melakukan eliminasi data, alasannya antara lain:

  • Perlu dilakukan penghapusan karena salah NIDN, salah NAMA dan kesalahan lainnya yang mendasar
  • Ada data ganda
  • Ada proses verifikasi dan ditemukan data tertentu tidak akurat
  • Sebab lainnya

Terhadap kejadian eliminasi data ini, silakan lakukan registrasi ulang, lalu kirim surel ke HelpDesk berisi informasi bahwa data tereliminasi dan sudah dilakukan daftar ulang. Jangan lupa di surel untuk selalu menuliskan (ulang) nama lengkap dan NIDN.

  1. Saya sudah daftar di Sinta. Mengapa saat dicari, datanya tidak ditemukan?

Jawab:

Data di Sinta akan muncul apabila akun sudah VERIFIED.

  1. Saya memiliki surel institusi @namaPT.ac.id dan surel lain di @gmail.com. Manakah sebaiknya surel yang dipakai?

Jawab:

Disarankan/sebaiknya untuk memakai surel @namaPT.ac.id. Namun pada kondisi tertentu dapat juga memakai surel @gmail.com atau lainnya.

  1. Di perguruan tinggi kami, beberapa rekan dosen lain mengalami beberapa masalah di SINTA. Bagaimana caranya agar beberapa masalah ini dapat diselesaikan dengan bersamaan?

Jawab:

Silakan dilakukan koordinasi oleh Ketua LPPM, oleh Direktur Teknologi Informasi atau Personil lain yang ditunjuk untuk melakukan inventarisir masalah, sertakan juga nama lengkap + NIDN yang mengalami masalah.

  1. Saya sudah daftar dengan lengkap dan surel sudah benar. Mengapa tidak ada kiriman surel dari Web SINTA untuk aktivasi surel?

Jawab:

Ada kemungkinan surel dari Web SINTA masuk ke folder SPAM, atau mail server kampus terkena blok. Mohon diperiksa lebih dulu. Jika tidak ada, lakukan mekanisme pengiriman ulang surel aktivasi melalui tautan:

http://sinta2.ristekdikti.go.id/author/?mod=resendactivation

  1. Saya lupa password untuk login ke Web SINTA. Apa yang harus dilakukan?

Jawab:

Lakukan mekanisme Reset Password melalui tautan

http://sinta2.ristekdikti.go.id/author/?mod=resetpassform

  1. Bagaimana cara mengubah Profil Google Scholar menjadi public?

Jawab:

Pendaftar harus lakukan login di GS, lalu lakukan klik ceklis [ x ] Google Sholar public atau [ x ] Profil Scholar untuk umum.  Cara memastikan Profil GS sudah publik antara lain dengan meminta orang lain membuka link GS di komputer yang berbeda, jika di komputer yang berbeda dapat melihat daftar publikasi di GS, kemungkinan besar profil sudah publik.

  1. Bagaimana cara memasang foto sehingga tampil di SINTA?

Jawab:

Pendaftar harus lakukan login di GS, lalu lakukan pemasangan atau penggantian foto. Saat proses sinkronisasi oleh Tim Sinta, foto ini akan dipakai oleh Web SINTA.

  1. Saat melihat daftar penulis di SINTA terlihat foto milik saya pribadi (seolah) dipakai oleh orang lain. Mengapa ini terjadi?

Jawab:

Foto diri sendiri tampil di profil orang lain antara lain karena ada cache foto dari Google Mail atau Google Scholar. Silakan lakukan logout dari Google Mail atau Google Scholar lalu lihat ulang daftar penulis di SINTA. Hal ini hanya berlaku atau tampil di komputer milik sendiri saja, di komputer lain yang tak login ke Google Mail atau Google Scholar akan terlihat profil foto kosong.

  1. Saya sudah mengirim surel ke HelpDesk SINTA. Selanjutnya apa yang harus dilakukan?

Jawab:

Tunggu sampai Tim Sinta melakukan tindakan yang terkait. Jika setelah beberapa hari belum ada respon. Lakukan login ke Web SINTA, lihat apakah data sudah berubah atau tetap, mungkin saja Personil Tim Sinta yang lain sudah melakukan tindakan. Jika tak ada perubahan, selanjutnya dapat Reply ulang surel yang sebelumnya dikirim agar HelpDesk mencermati surel yang diulang ini. Jangan lupa di surel untuk selalu menuliskan (ulang) nama lengkap dan NIDN

  1. Web SINTA atau Tim Sinta memberi informasi harus dilakukan perbaikan data. Setelah saya melakukan perbaikan data, apa yang harus dilakukan?

Jawab:

Kirim surel ke HelpDesk bahwa telah dilakukan perbaikan, sehingga Tim Sinta dapat melakukan tahapan selanjutnya. Jangan lupa di setiap surel untuk selalu menuliskan nama lengkap dan NIDN

  1. Saya salah menuliskan NIDN. Apa yang harus dilakukan?

Jawab:

Abaikan pendaftaran dengan NIDN yang salah tersebut, lalu lakukan daftar ulang dengan NIDN yang benar. Setelah itu laporkan via surel ke HelpDesk SINTA untuk melakukan penghapusan akun yang salah NIDN tersebut. Jangan lupa di surel untuk selalu menuliskan nama lengkap dan NIDN.

  1. Saya salah menuliskan Nama. Apa yang harus dilakukan?

Jawab:

Kirim surel ke hdsinta@ristekdikti.go.id tuliskan bahwa telah salah menulis nama. Selanjutnya Tim Sinta akan menghapus pendaftaran yang salah nama tersebut. Setelah Tim Sinta melakukan penghapusan, lakukan daftar ulang. Selanjutnya kirim kembali surel bahwa telah dilakukan daftar ulang, jangan lupa di surel untuk selalu menuliskan nama lengkap dan NIDN.

  1. Verifikator menyatakan ada satu atau beberapa publikasi di GS tak valid atau tak tertera nama penulis. Apa yang harus dilakukan?

Jawab:

Lakukan login ke GS lalu pastikan pada setiap publikasi tertera nama sebagai penulis. Silakan juga lakukan konfirmasi, misalnya ada dua nama penulis Bambang dan Kevin Yulio GS dapat saja menampilkan BK Yulio (saja). Jika tak dapat melakukan konfirmasi atau perbaikan, hapus publikasi yang tak valid atau tak tertera nama penulis tersebut.

  1. Verifikator menyatakan ID Scopus tidak valid. Apa yang harus dilakukan?

Jawab:

Perbaiki ID Scopus tersebut. ID Scopus memiliki panjang 10 sampai 11 digit angka.

  1. Mengapa skor IPI dan INASTI masih nol?

Jawab:

Saat ini sinkronisasi ke database SINTA baru tersedia untuk GS dan Scopus. Untuk IPI dan INASTI masih dalam pengembangan, dan belum tersedia fitur untuk sinkronisasi IPI dan INASTI.

  1. Mengapa?

Jawab:

?

G. TANYA JAWAB: Sinkronisasi dan Pembaruan

  1. Mengapa Tim Sinta belum melakukan sinkronisasi?

Jawab:

Tim Sinta sedang melakukan verifikasi antrian pendaftar yang lain, atau Tim Sinta menunda verifikasi karena ada satu atau lebih publikasi yang tak valid.

  1. Saya sudah mengisi afiliasi atau perguruan tinggi dengan benar. Mengapa nama saya belum masuk ke afiliasi atau perguruan tinggi tersebut?

Jawab:

Nama pendaftar belum masuk ke afiliasi atau perguruan tinggi antara lain karena SCORE masih nol (Tim Sinta belum melakukan sinkronisasi data).

  1. Saat melakukan registrasi, nama perguruan tinggi atau afiliasi belum ada. Bagaimana caranya nama perguruan tinggi atau afiliasi muncul di Sinta?

Jawab:

Silakan kirim surel, lalu tulis nama perguruan tinggi atau afiliasi, nanti Super Admin Sinta akan membuatkan afiliasi.

  1. Publikasi milik saya yang ada di GS dan Scopus jumlahnya sudah bertambah. Mengapa di SINTA jumlahnya tetap saja?

Jawab:

Jumlah data di SINTA tidak otomatis dilakukan pembaruan/update. Database SINTA memerlukan proses sinkronisai manual yang prosenya dilakukan oleh verifikator.

  1. Publikasi milik saya yang ada di GS dan Scopus sudah bertambah cukup banyak. Apa yang harus saya lakukan?

Jawab:

Pendaftar di Sinta dapat meminta dilakukan sinkronisasi ulang agar dilakukan pembaruan data. Harap sebutkan jumlah artikel atau sitasi yang lama dan jumlah artikel atau sitasi yang baru. Jika terjadi perubahan data yang signifikan, Tim Sinta akan melakukan prioritas lebih tinggi untuk melakukan sinkronisasi ulang. Jangan lupa di surel untuk selalu menuliskan nama lengkap dan NIDN.

  1. Mengapa jawaban HelpDesk SINTA ringkas-ringkas saja?

Jawab:

Mengingat harus cepat memberikan respon, maka jawaban HelpDesk SINTA melalui surel dibuat seringkas mungkin, sehingga dapat segera menyelesaikan masalah dan menjawab surel lainnya.

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *