Analogi to Analisa (PART I)

Analogi to Analisa (PART I)
(Kasus Pengembangan IT pada Sebuah Perguruan Tinggi)

Layanan berbasi IT merupakan hal yang banyak diinginkan oleh perguruan tinggi mengingat banyaknya stakeholder yang harus dilayani. Namun untuk mengimplementasikannya perlu banyak portimbangan karena pada umumnya kebutuhan ini datangnya pada fase dimana perguruan tinggi sudah berjalan dan sudah ada beberapa bagian sistem maupun teknologi informasi yang sudah dipakai. Untuk itu diperlukan analisa yang runut untu mendapatkan gambaran tentang apa saja yang perlu dilakukan. Dibawah ini adalah contoh sebuah kasus dan pendekatan analogi existing sistem untuk mendapatkan gambaran awal apa yang saja yang diperlukan untuk pengembangan layanan IT-nya).

Analogi Pendahuluan

Sistem Informasi Perguruan Tinggi ibarat sebuah bangunan rumah tingkat satu bergaya Belanda yang secara fungsional masih layak berdiri dan ditinggali, di tengah-tengah kemajuan gaya arsitektur modern di sekitarnya, yang dalam keadaan tidak begitu bersih karena mekanisme pemeliharaannya yang kurang baik
Rumah yang pada masanya tersebut terbilang sangat baik, semakin lama semakin penuh dihuni oleh keluarga yang terus beranak pinak dan berkembang biak dengan pesat
Keadaan terkini yang penuh dengan perubahan dan gejolak membuat sebagian dari penghuni rumah mulai merasa kesulitan untuk tinggal secara nyaman, tidak saja karena semakin sempitnya ruang tinggal dan tempat beraktivitas, tetapi semakin diperlukannya berbagai kebutuhan baru yang pada jaman Belanda dahulu belum ada, misalnya: ruang kedap suara untuk bermain musik, kolam renang bergaya yakuzi untuk berekreasi, kanal listrik khusus untuk alat-alat elektronik standar internasional, jumlah lantai yang harus ditingkatkan untuk mengadaptasi kuantitas anggota keluarga yang bertambah, dan lain sebagainya – yang pada intinya memaksa keluarga tersebut untuk melakukan perombakan tidak hanya terhadap tata ruang rumah, namun melibatkan arsitektur secara keseluruhan
Sehubungan dengan hal itu, kepala keluarga mengadakan rapat keluarga yang dihadiri berbagai perwakilan kerabat untuk menyampaikan isu tersebut di atas – sebagian merasa bahwa tidak perlu diadakan perombakan rumah besar-besaran karena sebenarnya yang sekarang sudah nyaman, sementara yang lain merasa sudah saatnya perubahan besar-besaran dilakukan
Rapat keluarga tersebut berakhir dengan tiga pilihan besar sebagai berikut: pilihan pertama adalah merubuhkan rumah tersebut dan membangunnya kembali sesuai dengan kebutuhan dan gaya arsitektur modern; pilihan kedua adalah melakukan renovasi terhadap sebagian besar dari rumah tersebut; dan ketiga adalah memenuhi kebutuhan kecil-kecil secara bertahap tanpa membongkar rumah yang ada (tambal sulam)
Karena ketiga skenario tersebut masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya, dan kebetulan ketika diadakan voting ternyata seimbang, maka diputuskan dibentuk sebuah tim yang terdiri dari wakil-wakil keluarga untuk memutuskan pilihan mana yang terbaik
Langkah pertama yang dilakukan oleh tim tersebut adalah mencoba mencari cetak biru dan berbagai dokumen arsitektur rumah sebagai salah satu cara obyektif untuk menilai kelayakan pengambilan keputusan terhadap tiga skenario yang ada
Dari hasil pencarian tersebut, malangnya yang didapatkan hanyalah dokumen desain interior bangunan, sementara cetak biru arsitekturnya sudah hilang sama sekali – dengan kata lain, tim merasa sulit untuk memutuskan pilihan mana dari ketiga skenario yang ingin diambil, terutama dalam menentukan cost-benefit-nya
Usaha lain kemudian dilakukan, yaitu mencoba mencari arsitek yang dulu membangun rumah tersebut, namun arsitek tersebut sulit dihubungi karena sudah bertahun-tahun tidak berjumpa; seandainya bertemu, belum tentu ybs. punya fotocopy bangunan tersebut, atau masih hafal mengenai struktur rumah yang dulu dibangunnya, atau mau menggambar ulang mengenai hasil karyanya tersebut
Karena usaha tersebut tidak membuahkan hasil dan tidak efektif – disamping keluarga tidak mau terlalu menggantungkan diri terhadap keberadaan arsitektur terkait – maka diundanglah beberapa arsitektur lain untuk mencoba membantu mereka dalam mengambil keputusan dari tiga pilihan yang ada
Pada mulanya, ketika para arsitektur tersebut bertemu dengan pimpinan keluarga, dengan melihat kenyataan yang ada, pihak ketiga ini jelas memilih skenario yang pertama karena sebagai profesional tidak mau mengambil resiko apapun untuk melaksanakan skenario kedua maupun ketiga, karena kedua skenario terakhir tersebut jika dijalankan akan berada di atas asumsi-asumsi yang spekulatif
Namun ketika pihak ketiga ini bertemu dengan anggota keluarga yang lainnya (yang setuju dan tidak setuju dengan isu perombakan rumah), terlihat bahwa skenario kedua dan ketiga menjadi valid – walaupun untuk melakukannya dibutuhkan usaha-usaha yang akan terlihat aneh di mata tetangga, seperti misalnya membuat ruangan bergaya modern menempel di sisi bangunan bergaya Belanda tersebut dengan cat yang berwarna lain
Dengan kata lain, jika yang diinginkan adalah melakukan skenario kedua dan ketiga, sebenarnya beberapa anggota keluarga yang kebetulan masih terlibat dalam pembuatan bangunan lama dapat melakukannya (terbukti dengan beberapa “karya” yang telah dihasilkannya selama ini)
Sementara itu, tim keluarga beserta para arsitektur barunya lebih baik berkonsentrasi pada skenario pertama yang dahulu telah memutuskan untuk melakukan pendekatan sebagai berikut: membeli tanah di sebelah rumah lama yang ada, merancang bangunan baru sesuai dengan visi dan misi yang jauh ke depan, melakukan pembangunan dan pengembangan sesuai dengan dana yang tersedia, dan secara perlahan-lahan memindahkan orang-orang yang tinggal di rumah lama ke bangunan yang baru (pilot project, paralel) – dan menjual tanah serta bangunan bergaya Belanda yang lama
Ada baiknya, di dalam anggota keluarga ada yang disekolahkan sebagai arsitek ahli agar selain dapat terlibat dalam pembangunan dan pengembangan bangunan baru, dapat mengerti mekanisme dan metoda baku dalam proses pembangunan dan pengembangan tersebut, terutama yang berkaitan dengan pembuatan cetak biru arsitektur terkait
Namun satu hal yang harus diingat adalah, bahwa pimpinan keluarga harus terlebih dahulu meyakinkan para anggota keluarganya, mengapa rangkaian angkah-langkah tersebut di atas harus diambil, karena masih banyaknya anggota keluarga yang merasa bahwa tidak perlu dilakukan langkah sedramatis ini, karena sebenarnya masih nyaman berada tinggal di rumah yang lama

Analisa Users/Stakeholders

Masih menggunakan paradigma lama (tingkat satu dari empat tingkat dalam evolusi sistem informasi di perusahaan), dimana secara transaksi dan kegunaan, komputer masih tersentralisasi di dua departemen besar, yaitu BAAK sebagai pelaksana transaksi dan SIMU sebagai departemen pengolah data
Sebagian besar stakeholder manajemen Perguruan Tinggi masih menempatkan dirinya sebagai user dan/atau operator, belum sebagai decision maker – sehingga merasa masih tidak perlu menggunakan komputer karena mekanisme aktivitas manual masih baik dilaksanakan
Tertib administrasi manual di Perguruan Tinggi secara umum sudah baik; sebenarnya hal ini mempermudah untuk mengimplementasikan sistem informasi, namun karena secara prinsip manajemen dan pengetahuan komputer masih kurang, menghambat pengembangan diri dan implementasi sistem terkait
Dalam menentukan kebutuhan, users/stakeholders masih mengacu pada permintaan laporan pihak eksternal (luar), bukan atas inisiatif kebutuhan pengambilan keputusan sehari-hari

Analisa Program Aplikasi

Secara fungsional dan transaksional, aplikasi tersebut cukup baik karena melingkupi seluruh aktivitas inti dari sistem administrasi akademik
Struktur programnya agak berbelit-belit karena mengikuti prosedur manajemen bergaya lama yang berbasis dokumen fisik (paper based mechanism)
Dokumentasi program minimum (user manual dan reference manual) hampir tidak ada sehingga menyulitkan untuk mempelajari alur pemikiran program terkait
Dokumentasi pengembangan program (technical document) tidak dibuat, sehingga program tersebut sulit jika tidak dapat dikatakan mustahil untuk dikembangkan oleh orang lain, karena tidak adanya pijakan pengembangan yang valid secara teknis
Secara kualitas, aplikasi berada pada level 1 menuju level 2 (dari 5 skala kualitas pengembangan aplikasi yang ada)

Analisa Sistem Basis Data

Content data yang terkandung cukup lengkap dan menggunakan standard yang baik – beberapa struktur terlihat cukup baik dan beberapa struktur kurang baik (ada sebagian yang telah diperbaiki dalam perjalanannya)
Menggunakan cara representasi data konvensional (kualitasnya cukup baik), yang dalam hal menunjang aktivitas fungsional dan transaksional statis sangat baik, namun dalam memenuhi kebutuhan perubahan yang dinamis (seperti pembuatan laporan baru, query-query ad-hoc baru) sangat buruk (butuh waktu, biaya, dan tenaga untuk setiap perubahan keperluan yang ada)
Sistem backup data cukup baik di beberapa tempat, namun prosedurnya masih perlu diperbaiki
Dokumentasi struktur data dan keterkaitannya tidak ada, sehingga sulit untuk menentukan hubungan keterkaitan yang valid antara satu struktur data dengan struktur data lainnya (yang biasa direpresentasikan dalam bentuk tabel data) – dengan kata lain, jika ingin dibuatkan laporan dari basis data ini, semua didasarkan pada asumsi si programmer semata

Bersambung ke Part II

(Anlisa Komponen lain)

— oOo —