PENERAPAN ISO 9001:2008 DAN TERTIB ADMINISTRASI DI PERGURUAN TINGGI

Salah satu parameter yang dapat digunakan untuk menuju profesionalisme manajemen pendidikan adalah dengan menerapkan sistem manajemen mutu yang diakui dan berstandar baik secara nasional bahkan internasional. Dimana salah satu sistem manajemen mutu yang telah berstandar internasional adalah ISO 9001: 2008. ISO 9001 sebagai satu sistem manajemen mutu tidak hanya diterapkan untuk produk industri manufaktur saja tetapi juga sesuai untuk industri jasa seperti lembaga pendidikan. Beberapa lembaga pendidikan sudah banyak menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 karena dirasakan sebagai factor yang mampu meningkatkan mutu pendidikan.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dibangun atas 8 (delapan) prinsip. Kedelapan prinsip yang merupakan ruh dari standar ISO 9001:2008 ini dituangkan dalam bentuk klausul-klausul (persyaratan) sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang juga berjumlah 8 (delapan) klausul. Kedelapan klausul itu adalah: Ruang Lingkup, Acuan Standard, Istilah dan Definisi, Sistem Manajemen Mutu, Tanggungjawab Manajemen, Manajemen Sumberdaya, Realisasi Produk, Pengukuran, Analisis dan Peningkatan.

Salah satunya dari klausul di atas adalah klausul 4 (Sistem Manajemen Mutu), secara umum berisi tentang persyaratan umum yang mencakup semua persyaratan yang ada pada klausul-klausul selanjutnya. Penekanan klausul 4 adalah, sebagai konsekuensi penerapan ISO 9001:2008 maka anda diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis seperti Manual Mutu, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Prosedur Proses lintas seluruh unit kerja, prosedur kerja bagian / divisi / departemen, instruksi kerja (bila diperlukan), rekaman mutu (form dan semua hal yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan) yang dipersyaratkan oleh ISO 9001, dan rekaman mutu yang berkaitan dengan kegiatan operasional organisasi anda, dan juga diminta untuk mengendalikan dokumen dan form / catatan mutu / rekaman mutu termasuk tata cara penetapan atau pengesahan, revisi, distribusi, penyimpanan dan cara pemusnahannya. Ketentuan kewajiban ini mensyaratkan perguruan tinggi harus tertib administrasi dalam seluruh kegiatan operasionalnya, utamanya adalah dokumentasikan semua kegiatan kerja dan pencapaikan kerja, baik pada persiapan, pelaksanaan dan hasil kegiatan .

Perguruan tinggi harus  menetapkan Kebijakan mutu, perencanaan mutu dan sasaran mutu sbagai indicator untuk menentukan pencapaian mutu di tahun yang akan datang. Dalam perjalanannya semua kegiatan operasional perguruan tinggi harus sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan tersebut, dan untuk memastikan bahwa semua kegiatan operasional tersebut sesuai ditopang oleh klausul-klausul yang lainnya, sehingga setiap klausul saling berkesinambungan yang pada akhirnya tujua untuk mencapai mutu terbaik yang telah ditetapkan dapat dicapai. Bagaimana penjelasan tentang klausul yang lainnya dan bagaimana mengukur keberhasilan mencapai mutu seperti yang disampaiakan pada klausul 8 (Pengukuran, Analisis dan Peningkatan) akan disampaikan pada penulisan yang berikutnya.

Disini penulis akan membahas lebih kepada tertib administrasi dalam pendokumentasian semua kegiatan. Tertib administrasi merupakan hal yang paling mendasar yang harus dilakukan oleh seluruh sumber daya manusia yang terlibat dalam kegiatan pekerjaan di Perguruan Tinggi, baik kegiatan di internal unit kerjanya maupun kegiatan yang ada hubungannya dengan unit kerja di bagian lainnya (lintas bagian). Kelemahan yang terjadi adalah pendokumentasian. Melakukan pencatatan lalu menyimpannya pada tempat yang telah ditentukan kelihatannya mudah, tetapi kenyataannya masih banyak hasil dari pencapaian pekerjaan (kinerja) yang dilakukan tidak ada dokumentasinya. Di Perguruan Tinggi kegiatan pembelajaran dilakukan dalam setahun dengan dibagi dalam dua perioda ( dua semester). Pencapaian kinerja semua unit kerja minimal satu atau dua laporan dalam setahunnya, dan laporan ini dapat disajikan bila pendokumentasiannya baik, karena pelaporan ukuran kinerja tanpa adanya lampiran dokumen yang mendukung, akan sulit divalidasi kebenarannya.

Aturan main pendokumentasian yang baik, standarisasi ISO sudah mengaturnya dengan begitu jelas, sehingga bila sebuah Perguruan Tinggi yang sudah menerapkan ISO 9001:2008 pastinya pendokumentasiannya sudah baik. Pertanyaannya adalah kenapa  pendokumentasian masih kurang baik, artinya setiap dokumen dibutuhkan masih saja sulit mendapatkannya, padahal sudah menerapkan ISO. Dari hasil analisa lapangan dan referensi yang dilakukan salah satu sumber permasalahannya adalah kurang kompetensinya sumber daya manusianya. Kesadaran yang masih rendah akan dokumentasi menyebabkan berbagai maslah tetap saja muncul dan menghambat pencapaian mutu perguruan tinggi. Faktor lainnya pula yang kurang berjalan adalah pengawasan. Ada dua sisi pengawasan yang kurang berjalan dengan baik, yaitu kesadaran sdm dari pelaksana kegiatan operasional dan dari sdm yang seharusnya melakukan pengawasan kegiatan (control). Standarisasi ISO sudah mengaturnya dengan baik, ada Internal Kontrol dan ada Eksternal Kontrol. Bila pelaksana kegiatan tertib administrasi dan kedua kontrol berjalan dengan baik dan professional, maka pendokumentasianpun akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan.




PENERAPAN E-CRM DI PERGURUAN TINGGI

Dengan semakin ketatnya persaingan antar institusi pendidikan mengakibatkan setiap institusi pendidikan harus dapat mengelola institusinya secara professional. Setiap Perguruan Tinggi  melakukan berbagai upaya yang bertujuan memenangkan persaingan, guna mendapatkan pengakuan kualitas dari masyaakat dan pemerintah, baik di tingkat nasional maupun internasional. BAN PT telah memberikan tuntunan agar  sebuah institusi pendidikan dapat memiliki mutu yang baik, diminati banyak pelanggan, sampai dengan daya saing yang tinggi (tertuang dalam standarisasi BAN PT). Salah satu parameter yang mendukung dalam peningkatan kualitas tersebut adalah adanya sarana prasarana teknologi informasi yang memadai di bidang Akademik.

Sarana prasarana yang memadai dan mutakhir belum tentu dapat menarik sebanyak-banyaknya mahasiswa untuk masuk pada sebuah perguruan tinggi, akan tetapi unsur yang tak kalah pentingnya adalah kualitas layanan yang bermutu tinggi. Pelayanan yang bermutu tinggi yang berarti mampu memberikan keselarasan terhadap kebutuhan mahasiswa, secara esensial, baik mahasiswa regular, intensif maupun  kelas karyawan, semuanya membutuhkan pelayanan yang baik dan bermutu, hanya saja tingkatannya yang berbeda-beda. Jika  diamati sesungguhnya inti persaingan saat sekarang ini lebih pada bagaimana institusi  pendidikan menyadari betul siapa target market yang disasarnya, seberapa tinggi kualitas produk atau jasanya yang dapat diberikan, dan yang tak kalah pentingnya adalah seberapa tinggi value yang mampu diberikannya kepada mahasiswa dan bagaimana memperlakukan mahasiswa dari hari ke hari.

Melalui pendekatan CRM (Customer Relationship Management), dunia pendidikan dapat mengetahui lebih dalam sejauh mana memanfaatkan CRM dengan menggunakan teknologi informasi dalam kaitannya memberikan pelayanan yang optomal kepada pelanggannya. CRM dapat menggambarkan berbagai hubungan yang ada dalam organisasi yang bergerak dalam dunia pendidikan seperti hubungan dengan pelanggannya, yaitu mahasiswa, orang tua, tenaga pengajar, dewan penyantun, calon mahasiswa atau alumni. Hubungan yang lain yang mungkin timbul adalah hubungan dengan organisasi lain yang juga sebagai pelanggannya, yaitu sekolah menengah atas, perguruan tinggi lainnya, badan akreditasi, industri atau pemerintah.

Definisi menurut  Kalakota dan Robinson (2001), CRM (Customer Relationship Management ) didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi.

 

Ada tiga tahapan CRM, yaitu (Kalakota dan Robinson 2001):

  1. Mendapatkan mahasiswa baru atau pelanggan baru (acquire). Mahasiswa baru didapatkan dengan memberikan kemudahan pengaksesan informasi yang terbuka seperti internet, memberikan inovasi yang berbeda dengan perguruan tinggi lain, dan pelayanan yang menarik, sehingga ketertarikan akan jasa pendidikan yang ditawarkan mendorong peminat.
  2. Meningkatkan hubungan baik dengan mahasiswa yang telah ada (enhance). Perguruan tinggi berusaha menjalin hubungan dengan mahasiswa melalui pemberian pelayanan yang baik terhadap mahasiswa sebagai pelanggannya (customer service).
  3. Mempertahankan pelanggan (retain). Tahap ini merupakan usaha mendapatkan loyalitas pelanggan dengan mendengarkan pelanggan dan berusaha memenuhi keinginan pelanggan.

 

CRM didefinisikan pula oleh Laudon dan Traver 2002, yang menyatakan bahwa CRM menyimpan database terkait dengan informasi mahasiswa sebagai pelanggan dan merekam seluruh identitas yang terjadi antara mahasiswa dan perguruan tinggi, serta membuat profil mahasiswa untuk berbagai kepentingan yang memerlukan informasi tentang mahasiswa tersebut. Definisi lainnya disampaikan oleh Kotler 2003 , bahwa CRM mendukung suatu perguruan tinggi  untuk menyediakan pelayanan kepada mahasiswa secara real time dan menjalin hubungan dengan tiap mahasiswa melalui penggunaan informasi tentang jati diri atau rekam jejak mahasiswa.

E-CRM menurut Kalakota dan Roinson (2001) adalah strategi bisnis yang menggunakan teknologi informasi yang digunakan perguruan tinggi dalam memberikan  pandangan kepada mahasiswa sebagai pelanggannya secara luas dan dapat diandalkan serta terintegrasi, sehingga semua proses dan interaksi mahasiswa sebagai pelanggan membantu dalam mempertahankan dan memperluas hubungan yang menguntungkan secara bersamaan. Berikut adalah contoh pelayanan yang dapat diberikan melalui fasilitas web menurut Greenberg 2002 (dalam Turban 2004) terkait bidang jasa adalah:

  1. Menyediakan pencarian informasi dari produk yang ekait dengan layanan jasa pendidikan. Mahasiswa sering kali mengalami kesulitan dalam mencari informasi yang diinginkan, karena itu diperlukan fasilitas yang dapat memberikan kemudahan, seperti penggunaan search
  2. Menyediakan pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik mahasiswa untuk mengunjungi web adalah tersedianya pelayanan gratis yang dapat digunakan secara langsung, dapat berupa layanan informasi yang berinteraksi secara langsung, contonhnya melaui forum atau chat
  3. Menyediakan pelayanan atau informasi tentang berbagai informasi yang dibutuhkan
  4. Menyediakan pendafaran, registrasi atau pelayanan akademik yang on line
  5. Menyediakan fasilitas informasi administrasi akademik

 

Penggunaan teknologi informasi dalam memberikan layanan jasa pendidikan kepada mahasiswa, dapat menjadi strategi yang tepat untu menciptakan hubungan yang baik antara mahasiswa dengan perguruan tinggi. Munculnya konsep CRM yang didukung oleh teknologi informasi menjadikan sebuah kekuatan baru untuk dapat tetap menjaga dan meningkatkan kepercayaan mahasiswa sebagai pelanggan dan masyarakat sebagai calon mahasiswa kepada perguruan tinggi, karena kemudahan dan kecepatan untuk mendapatkan berbagai pelayanan atas kebutuhan informasi dapat diberikan dengan baik.

 

CRM dan Teknologi Informasi memiliki 3 elemen kunci yaitu :

  1. Customer Touch Points

Berorientasi pada kebutuhan pasar saat ini dan di masa yang akan datang, berupa antarmuka (interface) antara organisasi dan pelanggan.

  1. Applications

Perangkat lunak yang mendukung proses-proses tersebut. Contohnya :  Customer Care Software (perangkat lunak layanan pelanggan)

  1. Data Stores

Data dari setiap aspek pelanggan dan siklus hidup pelanggan. Analisis data dengan software.

 

Pada tulisan berikutnya nanti akan dibahas bagaimana membangun integrasi database dari beberapa Divisi yang ada pada institusi, untuk meningkatkan pelayanan yang optimal dan timbal baliknya adalah kepuasan mahasiswa pada pada tingkat loyalitas




e-commerce untuk berdagang industry rumahan

Jumlah Pengguna Internet di Indonesia Sudah mencapai 88,1 Juta (14 April 2015, PUSKAKOM-APJII. Hal menarik pertama yang kita temukan adalah sebuah fakta bahwa pengguna internet di Indonesia sudah mencapai angkat 88,1 Juta. Jika dibandingkan dengan jumlah penduduk Indonesia yang ada 252,4 Juta, maka dapat dikatakan bahwa penetrasi pengguna internet di negara ini mencapai 34,9%. Angka tersebut meningkat cukup banyak bila dibandingkan dengan tahun 2013 dimana penetrasi internet baru mencapai 28,6%.

Berdagang  konvensional dan Berdagang dengan online. Berdagang konvensional adalah berdagang dimana tempat transaksi jual-beli  barang dan jasa antar individu atau kelompok yang dilakukan secara langsung /bertemu tatap muka (umum dilakukan di pasar).  Berdagang online adalah Semua bisnis atau transaksi yang dilakukan dengan menggunakan internet, baik transaksi maupun untuk memasarkan barang atau jasanya. para penjual dan pembeli barang dan jasa dalam bertransaksi harus memiliki alat komunikasi yang dapat terhubung jaringan internet. Alat komunikasi berdagang online adalah dapat berupa  komputer, laptop, tablet, handphone, smartphone dan internet.

Pengertian Online adalah keadaan komputer yang terkoneksi/ terhubung ke jaringan Internet. Sehingga apabila komputer kita online maka dapat mengakses internet/ browsing, berdagang di internet. Sebetulnya ini sama halnya seperti kita melakukan transaksi jual beli secara konvensional, namun kantor atau toko Anda berada di online. Kenapa berdagang menggunakan online :

  • Biaya memasarkan
  • Waktu
  • Tempat
  • Bisnis Dengan Potensi Internasioanl
  • Bisa Sukses Apapun Latar Belakang Kita
  • Penghasilan Yang Melimpah Bahkan di Luar Dugaan
  • Bebas Pajak
  • Waktu dan Bekerja Secara Bebas

Bagaimana cara berdagang online :

Langkah Pertama..

Membangun pertemanan yang luas

Tentukan dagang batu mulia seperti apa yang sekarang trendi

Amannya menjalin Kemitraan atau menjadi reseller

Langkah Kedua…

Menggunakan lapak yan ada di Online (Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, BBM, LINE, Bukalapak, Tokopedia, dan OLX , youtube atau yang lainnya)

Langkah Ketiga..

Membuat website sendiri tidak berbayar

Membuat website sendiri berbayar

 

Memulai fasilitas berdagang online (Internet) :

  1. Membuat website sendiri untuk dagang (ada yang gratis dan ada yang berbayar)

Yang gratis Blogspot.com  atau WordPress.com

http://selingkaran.com/news/read/1533/2015/09/cara-membuat-website-secara-gratis-dan-juga-berbayar/

  1. Dengan menggunakan fasilitas yang ada di handphone

WA, FB, Line, BB, pad, Instagram, youtube

Untuk memulai silahkan menggunakan hp anda untuk menawarkan sesuatu yang anda ingin tawarkan ke temen-temen yang menjadi pertemanan dengan anda di media sosial yang ada. Hal ini untuk mengetahui respone yang diberikan oleh teman anda, dan dijadikan sebagai titik tolak dari awal untuk keberlanjutan rencana usaha melalui e-commerce

  1. Menggunakan website yang sudah ada tinggal mengiklankan (ada yang gratis dan ada yang berbayar), contohnya adalah untuk berdagang asesoris sepatu dan tas

http://www.lazada.co.id/beli-tas-sepatu/

http://www.grosirimpor.com/

http://www.tas200.com/content/tas-dan-sepatu-165

https://www.tokopedia.com/tassepatubranded

https://www.bukalapak.com/p/fashion/wanita/tas-wanita/45ra1-jual-tas-dan-sepatu-couple-colour

http://olx.co.id/keperluan-pribadi/fashion-wanita/tas-dompet/q-sepatu/

 

Penting diperhatikan saat berdagang online   :

  1. Sistem pembayaran diawali dengan dengan Cash On Delivery (COD)
  2. Alamat Website gratisan membuat orang kurang bahkan tidak percaya (blog dan wordpress), Karena para penipu juga selalu menggunakan website ini.
  3. Harga barang jangan terlalu murah atau terlalu mahal
  4. Untuk yang diberlakukan bayar dimuka, sebaiknya memberikan nomor rekening lebih dari 1, tetapi tetap dengan satu nama
  5. Membuat pendapat Testimonial cari yang terpercaya dan tidak terlalu banyak
  6. Jangan gunakan kata-kata yang terlalu muluk-muluk dalam menawarkan barang
  7. Buatlah Photo yang jelas asli tidak direkayasa



Kemudahan mencari lokasi Pariwisata di Indonesia berbasis Android denganTeknologi Location Based Service(LBS)

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “wisata” merupakan kata kerja yang berarti: (a) bepergian bersama-sama, (b) Pariwisata dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan “bepergian bersama-sama”. Wisatawan berarti orang yang melakukan wisata, atau orang yang bepergian. Tourisme berasal dari kata Inggris “tourism” yang digunakan sebagai padanan kata “pariwisata”. Objek wisata menyangkut tempat, lokasi, atau segala sesuatu yang menjadi daya tarik untuk dikunjungi, dipelajari atau dilihat oleh wisatawan.

Indonesia memiliki potensi untuk menjadikan sektor pariwisata sebagai salah satu andalan pendapatan untuk pembangunan nasional. Hal ini mengingat Indonesia memiliki beberapa keunikan yang disukai oleh para touris, baik local maupun manca negara, antara lain:

  1. keragaman dan keindahan alam
  2. keragaman suku dan adat istiadat
  3. keragaman seni dan hasil kerajinan rakyat
  4. Budaya dan wisata kulinernya.

Pada zaman modern ini teknologi informasi sudah banyak berkembang. Mobile phone merupakan  salah satu teknologi yang sangat mendukung kemudahan bagi penggunanya untuk mengakses informasi secara online di internet. Salah satunya adalah teknologi LBS (Location Based Service). LBS (Location Based Service) adalah layanan pada aplikasi mobile yang tergantung pada posisi geografis atau lokasi sebuah mobile phone berada yang dapat mengirimkan informasi dengan fungsi tertentu yang diakses dengan perangkat mobile phone melalui jaringan mobile phone.

Salah satu mobile phone yang mendukung teknologi LBS (Location Based Service)adalah yang menggunakan Sistem Operasi Android karena didukung dengan adanya perangkat GPS (Global Positioning System). Hal ini didukung oleh  Sistem Operasi Android memiliki dua hal penting yang berhubungan GPS (Global Positioning System)yaitu Location Manager atau API (Application Programming Interface) Maps dan Location Providers atau API Location.

Aplikasi android yang menggunakan teknologi LBS (Location Based Service) yang menyajikan informasi wisata sudah banyak ditemukan, contohnya aplikasi Nusantara Beta. Aplikasi ini menyajikan informasi wisata nusantara beserta informasi rute menuju lokasi wisata.

Untuk membantu penyebaran  informasi wisata yang dimiliki Indonesia ada juga aplikasi pencarian dan penyebaran wisata nusantara berbasis android dengan teknologi LBS (Location Based Service). Aplikasi ini dapat memberikan informasi objek wisata yang dimiliki Indonesia beserta lokasinya. Pengguna dapat mengetahui objek wisata yang terdapat disekitar lokasi pengguna berada dan juga dapat melihat rute menuju objek wisata tersebut. Selain mendatkan informasi objek wisata, pengguna juga dapat menambahkan data dengan mendaftarkan lokasi wisata kedalam aplikasi sehingga pengguna lain dapat mengetahui objek wisata tersebut. Kemudian pengguna juga dapat melihat foto, video dan keterangan dari objek wisata. Aplikasi ini juga akan menyediakan fitur bahasa sehingga pengguna dapat memilih menggunakan bahasa Indonesia atau Inggris. Dengan begini, wisatawan lokal dan  luar negeri dapat menerima dan juga dapat menyebarkan informasi wisata sehingga seluruh objek wisata Indonesia dapat diekspos dan diketahui oleh para wisatawan.

Location Based Service (LBS) adalah  kumpulan aplikasi yang memanfaatkan ilmu posisi geografi perangkat mobile. LocationBasedService (LBS) atau layanan berbasis lokasi adalah sebuah layanan informasi yang dapat diakses dengan perangkat bergerak melalui jaringan dan mampu menampilkan posisi secara geografis keberadaan perangkat bergerak tersebut. LocationBasedService (LBS) atau layanan berbasis lokasi ini diterapkan dalam sebuah platform android. Android adalah sistem operasi bergerak (mobileoperatingsystem) yang mengadopsi sistem operasi Linux, namun telah dimodifikasi”. Dua metodologi yang diimplementasikan pada LBS adalah:

  • Memproses lokasi data pada server dan memberikan informasi lokasi tersebut pada klien.
  • Mencari lokasi data sebuah perangkat mobile yang dapat digunakan secara langsung.

Dua unsur utama LBS adalah :

  1. Location Manager (LM) : Menyediakan tools/source untuk LBS, Aplication Programming Interface (API) Maps menyediakan fasilitas untuk menampilkan, memanipulasi peta beserta feature lainnya seperti tampilan satelit, street (jalan), maupun gabungannya. Paket ini berada pada com.google.android.maps.
  2. LocationProviders (API Location) : Menyediakan teknologi pencarian lokasi yang digunakan oleh device/perangkat. API Location berhubungan dengan data GPS (Global Positioning System) dan data lokasi real-time. API Location berada pada paket android yaitu android.location. Lokasi dan rute menuju suatu lokasi tertentu dapat ditentukan dengan menggunakan Location manager.

      Global Possitioning System (GPS) adalah sistem satelit navigasi dan penentuan posisi yang dimiliki dan dikelola oleh Amerika Serikat, dengan nama resminya NAVSTAR GPS (Navigation Satellite Timing and Ranging Global Possitioning System). GPS dikembangkan pertama kali oleh Departemen pertahanan Amerika Serikat pada tahun 1978 dan secara resmi GPS dinyatakan operasional pada tahun 1994.

Cara kerja sistem ini menggunakan sejumlah satelit yang berada di orbit bumi, yang memancarkan sinyalnya ke bumi dan ditangkap oleh sebuah alat penerima. Ada tiga bagian penting dari sistim ini, yaitu bagian kontrol, bagian angkasa, dan bagian pengguna. Bagian kontrol bertugas untuk mengontrol setiap satelit navigasi yang beredar di luar angkasa. Antara bagian kontrol dan baagian angkasa dapat saling komunikasi, sedangkan untuk bagian pengguna hanya bersifat sebagai receiver.

Android adalah sistem operasi berbasis Linux yang terus berkembang dan diberi nama serialnya dengan nama makanan, yang terakhir saat ini diberi nama nougat, yang dirancang untuk perangkat seluler layar sentuh seperti telepon pintar dan komputer tablet, sama fungsinya seperti Symbian di Nokia, ios di Apple, blackberry , & windows phone. Android awalnya dikembangkan oleh Android .Inc, dengan dukungan finansial dari google, yang kemudian mengakuisisinya pada tahun 2005, yang saat ini sudah digunakan oleh sebagian besar masyarakat yang ada d dunia.




Model Integrasi Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Kelayakan TKI Ke Luar Negeri

Perkembangan lapangan pekerjaan di kota-kota besar di Indonesia sampai saat ini masih jauh lebih kecil  jika dibandingkan dengan jumlah tenaga kerja yang mencari pekerjaan.  Badan Pusat Statisik (BPS) menjelaskan melemahnya daya serap tenaga kerja di beberapa sektor industri, membuat angka pengangguran bertambah. Badan Pusat Statistik (BPS) melaporkan jumlah pengangguran di Indonesia pada Agustus 2015 sebanyak 7,56 juta orang, bertambah 320 ribu orang dibandingkan dengan periode yang sama tahun lalu 7,24 juta jiwa.

Pada Agustus 2015, tingkat pengangguran terbuka menurut pendidikan didominasi oleh Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) 12,65 persen, disusul Sekolah Menengah Atas sebesar 10,32 persen, Diploma 7,54 persen, Sarjana 6,40 persen, Sekolah Menengah Pertama 6,22 persen, dan Sekolah Dasar ke bawah 2,74 persen.

Telah diusahakan berbagai upaya oleh pemerintah untuk menekan pengangguran, yaitu degan memberdayakan UMKM dan Koperasi serta melakukan berbagai pelatihan kewirausahaan agar para generasi mendatang bukan saja pencari kerja tetapi juga sebagai pencipta lapangan kerja.  Lainnya lagi dalam menekan pengangguran adalah dengan membuka kesempatan bagi tenaga kerja Indonesia untuk bekerja di luar negeri sebagai Tenga Kerja Indonesia (TKI).

presentation1Sedikitnya lapangan kerja yang tersedia di Indonesia dan banyaknya penawaran dari PPTKIS atau PJTKI dengan iming-iming gaji besar yang cukup menggiurkannya, menjadikan begitu banyaknya masyarakat yang tertarik untuk menjadi TKI di luar negeri. Mudahnya mengurus administrasi dan jadwal keberangkatan yang cepat menjadikan calon TKI tidak berpikir panjang atas resiko yang akan dihadapinya.  Banyak PJTKI yang hanya berpikir untuk mengeruk keuntungan yang sebesar-besarnya tanpa memikirkan keselamatan, keamanan, kelayakan dan kenyamanan dari calon TKI,. tidak sedikit oknum yang bermain pada pemberangkatan calon TKI, dan akibat dari ulah inilah permasalahan TKI terus ada sampai saat ini

Tenaga Kerja Indonesia (TKI) merupakan warga negara Indonesia yang dapat melakukan suatu pekerjaan yang menjadi profesinya dan memenuhi syarat bekerja ke luar negeri. Pengiriman TKI terus mengalami perkembangan dinamis hingga saat ini. Dilema masalah dalam negeri yang kurang mampu membuka lapangan kerja yang seluas-luasnya menjadikan pengiriman TKI ke luar negeri merupakan salah satu solusi untuk mengurai permasalahan ketenagakerjaan di dalam negeri. Beberapa manfaat lainnya yang dapat dirasakan dari pengiriman TKI yaitu sebagai salah satu sumber penerimaan devisa negara, meningkatkan kesejahteraan TKI serta masyarakat sekitarnya yang bersumber dari hasil pendapatan atau gaji yang diperoleh selama bekerja menjadi profesi apapun di luar negeri, dan peran lain yang dapat disandang adalah sebagai duta bangsa untuk mengenalkan Indonesia kepada dunia internasional.

Pada peraturan menteri tenaga kerja dan transmigrasi republik indonesia nomor per.14/men/x/2010 tentang pelaksanaan penempatan dan perlindungan tenaga kerja indonesia di luar negeri, menjelaskan Calon Tenaga Kerja Indonesia yang selanjutnya disebut calon TKI adalah setiap warga negara Indonesia yang memenuhi syarat sebagai pencari kerja yang akan bekerja di luar negeri dan terdaftar di instansi pemerintah kabupaten/kota yang bertanggungjawab di bidang ketenagakerjaan dan Pelaksana Penempatan Tenaga Kerja Indonesia Swasta selanjutnya disingkat PPTKIS atau yang dahulunya biasa dikenal dengan perusahaan jasa tenaga kerja Indonesia (PJTKI) adalah badan hukum yang telah memperoleh izin tertulis dari Pemerintah untuk menyelenggarakan pelayanan penempatan TKI di luar negeri. Badan lainnya yang terkait dengan TKI adalah Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia yang selanjutnya disingkat BNP2TKI adalah lembaga pemerintah non kementerian yang mempunyai fungsi sebagai pelaksana kebijakan di bidang penempatan dan perlindungan TKI di luar negeri, juga ada  Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia yang selanjutnya disingkat BP3TKI adalah perangkat BNP2TKI yang bertugas memberikan kemudahan pelayanan pemrosesan seluruh dokumen penempatan TKI.

Sampai saat ini ketiga badan tersebut dan Dirjen Imgrasi sebagai palang pintu pemberangkatan telah berkooordinasi dalam bentuk administrasi secara konvensional, aturan dari mulai calon tenaga kerja Indonesia (CTKI) mendaftar sampai siap diberangkatkan masih dikoordinasikan berbasis dokumen yang dibawa oleh CTKI ke instansi yang berkepentingan pemberangkatan.  Badan atau institusi yang terkait sudah berjalan sesuai dengan porsi yang menjadi tanggungjawabnya, namun demikian permasalahan kerap muncul seperti yang kita ketahui sampai saat ini, contohnya gaji yang tidak dibayarkan, ijin kerja yang sulit diperpanjang, penganiyayaan TKI, keterlibatan menggunakan atau mengedarkan narkoba, pembunuhan. Penulis akan mencoba melihat akar masalah yang ada, kenapa masalah TKI dari dahulu sampai saat ini masih saja muncul dan berulang-ulang. Penulis mengidentifikasi salah satu penyebabnya adalah  belum teritegrasikanya system pelayanan terpadu secara online dengan database yang tersentralisasi, karena masing-masing instansi yang terkait memiliki database dan aplikasi yang berdiri sendiri-sendiri, sehingga koordinasi administrasi masih dilakukan secara manual.

Pada penulisan berikutnya penulis akan membuat model integrasi sistem pendukung pengambilan keputusan kelayakan TKI ke luar negeri dengan menggunakan metoda Promethee.




COBIT untuk memastikan keamanan sistem informasi dengan DS5

Untuk memastikan keamanan system dapat dilakukan Auidt system dengan menggunakan COBIT 5. Indikator yang dapat menentukan tingkat keamanan system yang digunakan oeh sebuah perusahaan dapat dilihat dari bobot nilai yang ada pada maturity level hasil perhitungan yang dilakukan pada saat audit.

Ekspektasi  bobot yang diharapakan ditentukan terlebih dahulu oleh pimpinan yang bertanggung jawab pada keamanan system informasi. Setelah itu dilakukan pelaksanaan audit dengan menggunakan checklist yang sudah ditetapkan. Audit dilakukan dengan melakukan wawancara kepada karyawan perusahaan yang terlibat dalam keamanan system. Urutan setiap pertanyaan mengikuti  daftar pertanyaan yang sudah ada pada checklist.

Pengelompokkan kapabilitas perusahaan dalam pengelolaan proses TI dari level nol (non-existent (belum tersedia) hingga level lima atau optimized (teroptimasi). Hal yang perlu diperhatikan adalah level tersebut bukan dimaksudkan sebagai kenaikan sekuensial yang harus dipenuhi mulai dari tingkatan terendah sampai tertinggi.

Berikut adalah contoh pelaksanaan audit pada proses TI DS5 “memastikan keamanan system”

Keterangan :

Keterangan Isian :

STS         = Sangat Tidak Sepakat

SS           = Sepakat Sedikit

SST         = Sepakat sebagian besar

S              = Sepakat

DS5 Menjamin keamanan system

Yang perlu diingat :

  1. Setiap proses pada tingkat kedewasaan, harus dihitung tingkat kepatutannya
  2. Menghitung tingkat kepatutan adalah jumlah bobot dari setiap soal pada leve proses dibagi jumlah soal pada kriteria untuk setiap level proses
  3. Sealnjutnya model pelaporan ikuti seperti contoh yang dilampirkan untuk audit pada ds5

 

    Apakah sepakat ?
0 Pertanyaan STS SS SST S NILAI
Level Kriteria 0 0.33 0.66 1  
0

Non Existent

  1. Organisasi tidak mengenali kebutuhan keamanan TI.
  2. Akuntabilitas dan tanggungjawab untuk menjamin keamanan belum dibagi-bagi.
  3. Pengukuran dukungan pengelolaan keamanan TI tidak diimplementasikan.
  4. Tidak ada laporan keamanan TI dan tidak ada proses untuk merespon keamanan TI.
  5. Ada kekurangan dalam mengenali proses administrasi keamanan sistem.
  X

 

 

 

X

 

x

 

 

X

 

 

 

 

 

x

 

  0.33

 

0.66

 

0.33

 

0.33

 

0.66

    Tingkat Kepatutan 0,46
   

 

   
    Apakah sepakat ?
1 Pertanyaan TSS ST DTT S NILAI
Level Kriteria 0 0.33 0.66 1  
1

Initial/Ad-hoc

  1. Organisasi mengenali kebutuhan untuk keamanan TI.
  2. Kesadaran mengenai kebutuhan keamanan TI bersifat individual.
  3. Keamanan sistem dilakukan secara reaktif.
  4. Keamanan sistem tidak diukur.
  5. Apabila ada pelanggaran keamanan TI akan terjadi saling tunjuk, karena tanggungjawabnya yang tidak jelas.
  6. Respon pada keamanan dan pelanggaran TI tidak dapat diprediksi.
         
    Tingkat Kepatutan 0.20
             
    Apakah sepakat ?
2 Pertanyaan TSS ST DTT S NILAI
Level Kriteria 0 0.33 0.66 1  
             
2

Repeatable but intuitive

  1. Tanggungjawab dan akuntabilitas untuk keamanan TI diberikan pada koordinator keamanan TI, walaupun hak dan wewenang dari manajemen koordinator terbatas.
  2. Kesadaran akan kebutuhan keamanan dibagi-bagi dan terbatas.
  3. Walaupun informasi yang relevan mengenai keamanan dihasilkan oleh sistem, tetapi tidak dianalisa.
  4. Layanan dari pihak ketiga tidak mengatur keamanan spesifik yang diperlukan organisasi.
  5. Kebijakan keamanan telah dilakukan, tetapi kemampuan dan peralatan masih terbatas.
  6. Laporan keamanan TI tidak lengkap.
  7. Disediakan pelatihan mengenai keamanan tetapi inisiatifnya berasal dari individu.
  8. Keamanan TI dilihat sebagai tanggungjawab dari domain TI dan bisnis dan tidak melihatnya sebagai hal yang dominan.
         
    Tingkat Kepatutan 0.40

 

 

    Apakah sepakat ?
3 Pertanyaan TSS ST DTT S NILAI
Level Kriteria 0 0.33 0.66 1  
3

Define process

  1. Ada kesadaran keamanan yang dilakukan oleh manajemen.
  2. Prosedur keamanan TI didefinisikan dan disesuaikan dengan kebijakan keamanan TI.
  3. Tanggungjawab untuk keamanan TI dilakukan dan dipahami, tetapi belum ditegakkan secara konsisten.
  4. Ada perencanaan keamanan TI dan solusinya dianalisa dengan faktor resiko.
  5. Laporan keamanan tidak berisi fokus bisnis yang jelas.
  6. Testing keamanan dilakukan secara ad hoc (untuk tujuan tertentu) misal pengujian gangguan/intrusion.
  7. Pelatihan keamanan disediakan untuk TI dan bisnis tetapi belum diatur dan dijadwalkan secara formal.

 

         
    Tingkat Kepatutan 0.3
             
    Apakah sepakat ?
4 Pertanyaan TSS ST DTT S NILAI
Level Kriteria 0 0.33 0.66 1  
4

Manage and measureable

  1. Tanggungjawab untuk keamanan TI telah diatur, dilakukan, dan ditegakkan.
  2. Resiko keamanan TI dan pengaruhnya telah dianalisa dan dilakukan secara konsisten.
  3. Kebijakan keamanan dan pelatihan dilengkapi dengan dasar keamanan yang spesifik.
  4. Metode yang digunakan dalam memperkenalkan kesadaran keamanan bersifat perintah.
  5. Identifikasi user, bukti otentik, dan otorisasi telah distandarisasi.
  6. Sertifikasi keamanan telah diberikan pada staff yang bertanggungjawab untuk mengaudit dan mengatur keamanan.
  7. Testing keamanan dilakukan sesuai standar dan proses formal untuk meningkatkan tingkat keamanan.
  8. Proses keamanan TI dikoordinasikan dengan seluruh fungsi keamanan organisasi.
  9. Laporan keamanan TI disesuaikan dengan sasaran bisnis.
  10. Pelatihan keamanan TI dilakukan untuk bisnis dan TI.
  11. Pelatihan keamanan TI direncanakan dan diatur untuk merespons kebutuhan bisnis dan menjelaskan resiko keamanan.
  12. KGI dan KPI untuk pengaturan keamanan telah didefinisikan tetapi belum diukur.
         
    Tingkat Kepatutan 0.5

 

 

    Apakah sepakat ?
5 Pertanyaan TSS ST DTT S NILAI
Level Kriteria 0 0.33 0.66 1  
5

Optimised

  1. Keamanan TI merupakan gabungan tanggungjawab bisnis dan manajemen TI diintegrasikan dengan sasaran bisnis.
  2. Kebutuhan keamanan TI telah didefinisikan, dan disertakan dalam perencanaan keamanan yang telah disetujui.
  3. User dan customer ditingkatkan akuntabilitasnya dalam mendefinisikan kebutuhan keamanan, dan fungsi keamanan diintegrasikan dengan aplikasi pada tahap desain.
  4. Insiden keamanan disesuaikan dengan prosedur formal yang didukung oleh tools otomatis.
  5. Penugasan keamanan secara periodik telah dilakukan untuk mengevaluasi efektifitas implementasi perencanaan keamanan.
  6. Informasi mengenai ancaman dan gangguan dikumpulkan dan dianalisa secara sistematis.
  7. Kontrol yang memadai untuk mengurangi resiko dikomunikasikan dan dilakukan.
  8. Testing keamanan, akar penyebab permasalahan dianalisa dan diidentifikasi yang digunakan untuk peningkatan proses keamanan.
  9. Proses keamanan dan teknologi disesuaikan dengan perluasan organisasi.
  10. KGI dan KPI untuk pengaturan keamanan dikumpulkan dan dikomunikasikan.
  11. Manajemen menggunakan KGI dan KPI untuk menyesuaikan perencanaan keamanan dalam proses peningkatan yang berkelanjutan.
         
    Tingkat Kepatutan 0.3

 

Menghitung tingkat kedewasaan adalah :

Merupakan hasil bagi antara total nilai kriteria dibagi dengan  jumlah petanyaan

DS5
LEVEL KEDEWASAAN TINGKAT KEPATUTAN KONTRIBUSI TIAP LEVEL NILAI
0 0.3 0 0
1 0.2 0.3 0.06
2 0.4 0.7 0.28
3 0.3 1.0 0.3
4 0.5 1.3 0.65
5 0.3 1.7 0.51
Tingkat kedewasaan Proses TI = 1.8

 

 

Penjelasan penulisan berikutnya adalah membuat laporan hasil audit

FORMAT DALAM PEMBUATAN LAPORAN

  1. Latar belakang pelaksanaan audit
  2. Tim Auditor
  3. Temuan –temuan

 

No Fakta/Temuan Potensial Resiko Rekomendasi
       
       
       

 

  1. Penjelasan temuan-temuan
  2. Pelaksanaan audit dengan menggunakan check list
  3. Grafik Radar
  4. Kesimpulan



Dukungan Teknologi Informasi Pada Tujuan Bisnis Perusahaan (Bagian 2)

Seperti yang telah disampaikan pada tulisan bagian 1, dimana penulis selanjutnya akan menjelaskan angka yang ada pada tujuan TI yang terkait dengan tujuan bisnis. Semua angka yang ada tersebut memiliki penjelasan yang dapat menggambarkan berbagai proses yang dilakukan dan harus dikelola dengan baik, agar tujuan bisnis yang diharapkan dapat tercapai sesuai harapan.  Berikut adalah penjelasan penomoran tujuan TI

Tabel definisi tujuan TI
No Tujuan TI
1 Respon terhadap kebutuhan bisnis yang selaras dengan strategi bisnis
2 Respon terhadap kebutuhan tata kelola yang sesuai dengan arahan direksi
3 Kepastian akan kepuasan pengguna akhir dengan penawaran dan tingkatan layanan
4 Pengoptimasian dari pengguna informasi
5 Penciptaan TI yang tangkas (IT agility)
6 Pendefinisian bagaimana kebutuhan fungsional bisnis dan kontrol diterjemahkan dalam solusi otomatis yang efektif dan efisies
7 Perolehan dan pemeliharaan sistem aplikasi yang standar dan terintegrasi
8 Perolehan dan pemeliharaan infrastuktur TI yang standar dan terintegrasi
9 Perolehan dan pemeliharaan kemampuan TI sebagai respon terhadap strategi TI
10 Jaminan akan kepuasan yang saling meguntungkan dengan pihak ketiga
11 Jaminan akan konsistensi terhadap integrasi aplikasi ke dalam proses bisnis
12 Jaminan transparansi dan pemahaman terhadap biaya TI, keuntungan, strategi, kebijakan dan tingkat layanan
13 Jaminan akan penggunaan dan kinerja dari aplikasi serta solusi teknologi yang sesuai
14 Kemampuan memberikan penjelasan dan perlindungan terhadap aset-aset TI
15 Pengoptimasian infrastruktur, sumberdaya dan kemampuan TI
16 Pengurangan terhadap ketidaklengkapan dan pengolahan kembali dari solusi dan penyampaian layanan
17 Perlindungan terhadap pencapaian sasaran TI
18 Penentuan kejelasan mengenai resiko dari dampak bisnis terhadap sasaran dan sumber daya TI
19 Jaminan bahwa informasi yang kritis dan rahasia disembunyikan dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan
20 Kepastian bahwa transaksi bisnis secara otomatis dan pertukaran informasi dapat dipercaya
21 Jaminan bahwa layanan dan infrastruktur TI dapat sepatutnya mengatasi dan memulihkan kegagalan karena error, serangan yang disengaja maupun bencana alam
22 Kepastian akan minimnya dampak bisnis dalam kejadian gangguan layanan atau perubahan TI
23 Jaminan bahwa layanan TI yang tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan
24 Peningkatan terhadap efisiensi biaya TI dan kontribusinya terhadap keuntungan bisnis
25 Penyampaian rancangan tepat waktu dan sesuai dengan kualitas standar maupun anggaran biaya
26 Pemeliharaan terhadap integritas informasi dan pemrosesan infrastruktur
27 kepastian bahwa TI selaras dengan regulasi dan hukum yang berlaku
28 Jaminan bahwa TI dapat menunjukan kualitas layanan yang efisien dalam hal biaya, perbaikan yang berkelanjutan dan kesiapan terhadap perubahan di masa mendatang

 

Untuk mengetahui sejauh mana peranan teknologi informasi telah dapat merepresentasikan tujuan bisnis organisasinya, perlu dilakukan evaluasi pengelolaan teknologi informasi melalui kegiatan audit teknologi informasi yang tentunya terkait langsung dengan tujuan TI.

Dalam kaitannya dengan tabel sebelumnya yang ada pada penulisan di bagian 1, sebagai contoh dijelaskan bahwa tujuan bisnis pada persfektif keuangan disampaikan “Penyediaan pengembalian investasi yang baik dari bisnis yang dibangkitkan TI” dan berelasi dengan tujuan TI pada nomor 24, yaitu “Peningkatan terhadap efisiensi biaya TI dan kontribusinya terhadap keuntungan bisnis”, pernyataan ini menyampaikan bahwa penerapan keselarasan antara investasi yang dilakukan untuk pengadaan infrastruktur TI tentunya penggunaannya harus berdampak signifikan terhadap peningkatan keuntungan perusahaan. Untuk contoh lainnya misal pada perspektif pelanggan dengan tujuan bisnis “Peningkatan layanan dan orientasi terhadap pelanggan” dan selaran dengan tujuan TI pada nomor 3 dan 23, dengan deskripsi tersebut pada table di atas, pernyataan ini meingisyaratkan bahwa Kepastian akan kepuasan pengguna akhir (end user) harus ada Jaminan bahwa layanan TI yang tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan. Untuk pernyataan keselarasan lainnya pembaca dapat membandingakan dua table yang ada, yaitu pada tulisan yang pertama (bagian 1) dan tulisan yang kedua ini (bagian 2). Ini semua dapat terjadi tentunya penerapan IT yang ada harus benar-benar diawasi, dikendalikan dan diaudit.

Dalam melakukan audit, diperlukan sebuah standar yang bisa membantu agar terjadi pengukuran yang valid dan realable. Dalam tulisan ini, standar yang digunakan adalah COBIT 4.1 dengan mengacu pada Balanced Scorecard. Standar COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) dipilih karena kerangka kerja COBIT memberikan gambaran paling detil mengenai strategi dan kontrol dalam pengaturan proses teknologi informasi yang mendukung keselarasan strategi bisnis dan tujuan teknologi informasi (Sarno, 2009). Dalam standar COBIT juga terdapat perhitungan nilai Maturity Level yang merepresentasikan tingkat keselarasan tujuan teknologi informasi dan tujuan bisnis organisasi.

Sedangkan Balanced Scorecard yang sudah diterangkan pada tulisan pertama (ke-1), merupakan kartu skor yang digunakan untuk mengukur kinerja dengan memperhatikan keseimbangan antara faktor keuangan dan non-keuangan baik jangka pendek maupun jangka panjang serta kondisi internal maupun eksternal (Sarno, 2009).

Aktivitas audit tentunya perlu dilakukan untuk mengukur dan memastikan kesesuaian pengelolaan baik sistem maupun teknologi informasi dengan ketetapan dan standar yang berlaku pada suatu organisasi, sehingga perbaikan dan peningkatan pelayanan berbasis TIK dapat dilakukan dengan lebih terarah dalam kerangka perbaikan berkelanjutan (Sarno, 2009: 27). Tahapan yang dilakukan dalam melaksanakan audit adalah :

  1. Perencanaan audit dengan merumuskan langkah-langkah yang sistematis.
  2. Pengumpulan bukti-bukti dan menilainya.
  3. Analisis dan evaluasi temuan terhadap aturan yang sudah ditetapkan.
  4. Penyusunan laporan akhir hasil dari pemeriksaan.

 

Penjelasan lainnya yag terkait dengan tujuan bisnis adalah menurut McLeod (2004), yaitu tujuan bisnis dapat tercapai apabila dijalankan dengan menggunakan strategi bisnis yang tepat, sedangkan Strategi (Edwards, 1995) dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang terintegrasi dan ditujukan untuk meningkatkan faktor-faktor yang menentukan tujuan dan kemampuan organisasi.

framework cobitCOBIT (Sarno, 2009: 19) mendefinisikan tujuan bisnis terkait dengan aktivitas teknologi informasi yang umumnya ada di perusahaan. Pada kerangka kerja COBIT hanya menjelaskan tujuan-tujuan bisnis yang berkaitan dengan proses teknologi informasi. Demi memudahkan proses kontrol, COBIT mengelompokkan tujuan tersebut ke dalam perspektif kinerja Balanced Scorecard seperti terlihat dalam tabel F.1 (ITGI, COBIT 4.1, 2007). Perusahaan/organisasi mungkin tidak memiliki semua tujuan bisnis seperti yang dikelompokkan dalam tabel tersebut. Dalam penyusunan tujuan bisnis, perusahaan dapat memilih yang sesuai dengan karakteristik organisasinya masing-masing. Pemilihan tujuan bisnis dapat dilakukan dengan mendefinisikan proses bisnis utama maupun bisnis pendukung organisasi terlebih dahulu.

Pada penulisan berikutnya atau pada bagian 3, akan diberikan penjelasan rinci terkait dengan cobit dan cara menggunakannya untuk melaksanakan audit, agar dapat terlihat bagaimana korelasi antara tujuan bisnis dan tujuan TI, serta mengetahui seberapa jauh tingkat hubungannya (maturity level) yang ada pada perusahaan pada saat audit dilaksanakan. Penulis akan memberikan contoh bagaimana melaksanakan audit, mulai dari tahapan sampai pada hasil yang didapat untuk kasus tertentu.

oleh : Deden prayitno, dosen perbanas institute

Referensi :

Casarino, Richard.(2007), Information Systems Auditing, , WILEY

Sarno, Riyanarto. 2009. Audit Systems & Information Technology. ITS Press : Surabaya.

http://www.isaca.org/Knowledge-Center/cobit/Pages/COBIT-Case-Study-Integrating-COBIT-4-1-Into-the-Internal-Audit-Function.aspx

PENGUKURAN KESELARASAN TUJUAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN TUJUAN BISNIS UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA DITINJAU DARI PERSPEKTIF PROSES BISNIS/INTERNAL MENGGUNAKAN STANDAR COBIT 4.1.

 




Dukungan Teknologi Informasi Pada Tujuan Bisnis Perusahaan (Bagian 1)

Saat ini semua perusahaan yang bergerak di bisnis pastinya menggunakan TI dalam mendukung semua kinerja perusahaannya, oleh karena itu TI perannya menjadi sangat penting dan sangat dibutuhkan. Dalam merencanakan penerapan TI harus betul-betul dipahami maksud dan tujuan dari perencanaan penggunaan TI tersebut, hal ini didasari pada biaya yang tidak sedikit yang harus dikeluarkan, sehingga harus betul-betul dipahami dengan baik, agar kontribusi positip dari penerapan TI nantinya dapat langsung dirasakan terhadap kebutuhan bisnis dan adanya signifikan terhadap peningkatan keuntungan perusahaan.

Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI (bisnis dan TIK) dalam suatu pendekatan untuk menyusun strategi sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Untuk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang dan hambatan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya. Setelah mengetahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevaluasi sistem apa yang sesuai dengan kebutuhan dan mendukung strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan, selanjutnya untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan, perlu dilakukan penyeleksian dan pemilihan secara tepat teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut.

Perubahan lingkungan SI/TI sangat cepat sekali, khususnya dalam hal pengembangan teknologi, hal ini membuat perusahaan sulit untuk menetapkan proses perencanaan yang standard dalam konteks perencanaan sistem informasi. Oleh karena itu perencanaan sistem informasi dalam kaitannya dengan proses perencanaan harus dirancang dan diselaraskan dengan perencanaan bisnis/organisasi. (Pollack, 2010)

empat hal yang perlu diperhatikan saat melakukan penyelarasan strategi bisnis dan IT, yaitu arahan yang jelas (clear direction), komitmen, komunikasi, dan integrasi antar fungsi. Arahan yang jelas merupakan pengembangan dari strategi yang jelas untuk seluruh organisasi dalam jangka pendek dan jangka panjang. Pengembangan strategi bisnis dan IT harus dilakukan secara bersama – sama. Banyak organisasi mengimplementasikan EA dalam pengembangan strategi bisnis dan IT ini.

Komitmen menyangkut dukungan yang diberikan oleh para pimpinan dan manajer perusahan. Dalam pengembangan strategi perusahaan oleh manajer bisnis, para pimpinan dibidang IT harus diikut sertakan. Para manajer bisnis dan IT ini harus bekerja sama dengan pimpinan perusahaan untuk memastikan bahwa semua prioritas perushaan memiliki elemen IT dan strategi bisnis yang jelas.

Komunikasi antar elemen adalah hal yang sangat penting yang dapat menentukan keberhasilan dalam penyelarasan strategi bisnis dan IT. Komunikasi yang jelas dimulai dari harapan dan tujuan yang ingin dicapai dalam rangka penyelarasan. Mengkomunikasikan strategi, tujuan, harapan kepada manajer bisnis dan pegawai harus dilakukan secara sistematis.

Untuk dapat melakukan integrasi strategi bisnis dan IT, batasan – batasan yang ada dalam bagian – bagian perusahaan harus dikurangi. Harus dilakukan integrasi antar bagian – bagian tersebut. Teknologi digunakan untuk menciptakan nilai tambah dan untuk mencapai strategi bisnis yang telah ditetapkan. Pada akhirya, harus diciptakan struktur tata kelola perusahaan agar penyelarasaan ini dapat terjadi.

TATA KELOLA DENGAN FRAMEWORK COBIT

Fokus utama dalam Tata kelolaTI menurut ITGI (Information Technology Governance Institute). IT Governance Institute terdapat lima fokus utama yang seluruhnya didorong oleh Stakeholder Value. Dua diantaranya adalah hasil yang diinginkan yaitu value delivery dan risk management sedangkan tiga lainnya adalah faktor pendorong yaitu strategic alignment, resource management dan performance measurement.

Adapun detil penjelasan dari masing-masing gambar diatas adalah :

it governance

  1. IT Strategic Alignment

fokus pada keselarasan solusi IT dengan bisnis dengan memberikan added value pada produk dan services, membimbing dalam persaingan, efisiensibiaya,  meningkatkan manajerial secara efektif. Keselarasan ini lebih dari sekedar keselarasan antara strategi IT dan strategi bisnis, namun juga menjaga keselarasan dengan operasional IT dan operasional bisnis.

  1. Value Delivery

konsentrasi pengeluaran biaya dan pembuktian bahwa IT menghasilkan nilai optimal dan memenuhi kebutuhan bisnis, fleksibel untuk mengadopsi kebutuhan dimasa mendatang, mudah digunakan, resiliency dan aman, terintegrasi akurat dan informasi up to date.

  1. Risk Management

membahas perlindungan pada asset IT, disaster recovery, dan operasional yang terus menerus melalui penerapan risk management yang transaparan dan dikomunikasikan dalam rangka meningkatkan competitive advantage. Adapun cara memanage risiko ada tiga macamyaitu  mitigasi- meminimal risiko apabila terjadi, transfer-memindahkan risiko, atau accept risk-meneirma risiko.

  1. Resource Management

tentang optimalisasi pengetahuan, IT infrastructure dan mengoptimalkan investasi dan alokasi resources (orang, aplikasi, teknologi, fasilitas dan data).

  1. Performance Measurement memonitor dan mengontrol project delivery dan IT services

CobIT  mengelompokkan tiap aktivitas Tata Kelola TI kedalam 34 proses dan terbagi dalam 4 (empat) domain TI meliputi, Plan and Organize (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Suppot (DS) dan Monitor and Evaluate (ME).

Banyaknya  Control  Objective  mengharuskan  pihak  manajemen  atau  perusahan  menentukan  Control  Objective  yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk itu perlu dilakukan penyelarasan tujuan bisnis dan tujuan TI agar diperoleh gambaran aktivitas apa yang ada pada perusahaan berkaitan dengan TI dalam menunjang pencapaian target perusahaan. Proses penyelarasan ini dilakukan dengan menghubungan tujuan bisnis (business goals) dengan tujuan TI (IT goals). Dengan  melakukan  referensi  silang  dari  kedua  tujuan  tersebut  memudahkan  bagi  manajemen/perusahaan  untuk menerapkan perbaikan Tata Kelola TI dengan mudah dan efisien, hal ini dimungkinkan karena  best-practice tersebut dirumuskan  dan  diteliti  oleh  ITGI  dan  dijadikan  acuan  untuk  penerapan  Tata  Kelola  dibanyak  perusahan  dengan implementasi tata kelola TI terbaik.

Keselarasan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI

Perspektif Kinerja No Tujuan Bisnis  Tujuan TI
Perspektif Keuangan 1 Penyediaan pengembalian investasi yang baik dari bisnis yang dibangkitkan TI 24
 
   
   
  2 Pengelolaan resiko bisnis yang terkait dengan TI 2 14 17 18 19 21 22
                 
  3 Penigkatan transparansi dan tata kelola perusahaan 2 18          
                 
                 
                   
Perspektif Pelanggan 4 Peningkatan layanan dan orientasi terhadap pelanggan 3 23          
               
                 
  5 Penawaran produk dan jasa yang kompetitif 5 24          
  6 Penentuan ketersediaan dan kelancaran layanan 10 16 22 23      
  7 Penciptaan ketangkasan (agility) untuk menjawab permintaan bisnis yang berubah 1 5 25        
  8 Pencapaian optimalisasi biaya dari penyampaian layanan 7 8 10 24      
  9 Perolehan informasi yang bermanfaat dan handal untuk pembuatan keputusan strategis 2 4 12 20 26    
  10 Peningkatan dan pemeliharaan fungsionalitas proses bisnis 6 7 11        
                   
Perspektif proses bisnis / internal 11 Penurunan biaya proses 7 8 13 15 24    
  12 Penyediaan kepatutan terhadap hukum eksternal, regulasi dan kontrak 2 19 20 21 22 26 27
  13 Penyediaan kepatutan terhadap kebijakan internal 2 13          
  14 Pengelolaan perubahan bisnis 1 5 6 11 28    
  15 Peningkatan dan pengelolaan produktivitas operasional dan staf 7 8 11 13      
                   
Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan 16 Pengelolaan inovasi produk dan bisnis 5 25 28        
  17 Perolehan dan pemeliharaan karyawan yang cakap dan termotivasi 9            

Di sesi tulisan berikutnya akan dijelaskan penomoran yang ada pada tujuan TI, bagaimana menggunakannya dan keselarasan dengan tujuan bisnis perusahaan.

oleh : deden prayitno, dosen perbanas institute
Referensi :

Casarino, Richard.(2007), Information Systems Auditing, , WILEY

https://www.researchgate.net/publication/272505986_Penyelarasan_Tujuan_Bisnis_dan_Tujuan_Teknologi_Informasi_untuk_Pemilihan_Proses_Evaluasi_dalam_Kontrol_Internal_TI_Berdasarkan_CobIT

http://pengertianmenurutahli.blogspot.co.id/2013/06/hubungan-antara-strategi-bisnis.html

https://www.researchgate.net/publication/272505986_Penyelarasan_Tujuan_Bisnis_dan_Tujuan_Teknologi_Informasi_untuk_Pemilihan_Proses_Evaluasi_dalam_Kontrol_Internal_TI_Berdasarkan_CobIT

https://bisigi.wordpress.com/2008/06/02/penyelarasan-teknologi-informasi-dengan-strategi-bisnis/




Sejuta pesona obyek wisata di Garut Jawa Barat

Jarak tempuh dari Jakarta sekitar 5 sampai 6 jam dengan menggunakan kendaraan roda empat atau lebih, kita sudah sampai di kota Garut yang sejuk nan indah. Lebih dari 20 obyek wisata yang dapat memanjakan kita menjadi betah berlama-lama disana. Laut, pegunungan, pemandian air panas, perkebunan sampai wisata kuliner ada disana. Sebagai contoh bila kita mengunjungi obyek wisata pemandian air panas di daerah cipanas sekitar 3 km dari kota Garut. Penginapan dengan harga yang sangat beragam dapat kita jumpai dan sesuaikan dengan kantong kita, mulai dari 250 ribu sampai 2 jutaan dengan berbagai fasilitas beragam. Seluruh penginapan menyediakan bak mandi air panas alam yang bersumber dari gunung Papandayan. BIla kita ingin mencoba sumber air panas yang lebih asli langsung dari gunung, kita dapat berjalan sekitar 2 km melewati perkampungan sekitar kaki gunung dengan perjalanan yang menyenangkan. Untuk lebih lengkapnya ada apa saja di kota Garut silahkan klik http://www.hoteldigarut.net/ maka anda dapat mengisi liburan alternative dengan biaya yang tidak teralu mahal dan menyenangkan.




Peluang Usaha

Begitu pesatnya jumlah pengendara sepeda motor, menjadikan berbagai peluang usaha menarik yang dapat dilakukan, mulai dari membuka bengkel perawatan, ganti oli, menjual asesoris, cuci motor, cuci helm, penitipan parkir motor, dan banyak lagi jenis  usaha yang dapat dilakukan terkait dengan banyaknya pengguna sepeda motor. Salah satu yang kami tawarkan adalah standard yang digunakan untuk motor dengan ukuran sedang, dengan nama “swing arm slider and engine guard“. Bentuk ide usaha ini adalah hasil karya mahasiswa FTI Perbanas sebagai bagian dari tugas mata kuliah “technopreneurship”, dimana produk dari hasil karya ini ditawarkan melalui media sosial, salah satunya internet. Model dari gambaran usaha ini dapat dijadikan pemacu untuk menambah semangat dalam membuka peluang usaha.