Menakar tingkat kesiapan implementasi KM.

Pada artikel sebelumnya dijelasakan bahwa berdasarkan banyak kisah sukses dan gagal yang dialami banyak organisasi dalam implementasi KM,  seperti penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga telekomunikasi di Inggris (British Telecommunication PLC), bahwa sebesar 70% proyek KM dinyatakan gagal. Hal ini dikarenakan belum siapnya organisasi ketika mengimplementasikan KM. Kegagalan yang sering terjadi disebabkan karena implementasi sistem hanya berdasarkan teori-teori saja dan tidak mempertimbangkan keadaan organisasi (Lovina & Surendro, 2009) Oleh karena itu sebelum mengimplementasikan KM didalam sebuah perusahaan atau organisasi, perlu dilakukan analisis kesiapan terhadap perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Analisis kesiapan tersebut diharapkan dapat memberikan gambaran kepada pihak manajemen perusahaan atau organisasi mengenai kondisi kesiapan setiap aspek yang terkait dengan implementasi KM, dan melalui hasil analisis kesiapan tersebut juga, pihak manajemen dapat mengambil langkah dalam mempersiapkan aspek-aspek yang dinilai masih kurang siap dalam implementasi KM.

Untuk itu kita perlu tahu ukuran apa yang digunakan untuk melihat tingkat kesiapan implementasi KM dalam sebuah organisasi. Dibawah ini adalah beberapa referensi ukuran yang bisa digunakan dalam melihat seberapa siap sebuah organisasi menerapkan Knowledge Managemen.

Tingkat kesiapan implementasi KM akan direpresentasikan menggunakan skala yang didefinisikan oleh Rao (2005), yang dibagi menjadi lima tingkatan, yaitu not ready, preliminary (exploring KM), ready (accepted), receptive (advocating and measuring), dan optimal (institutionalized KM) (Rao, 2005). Tabel dibawah ini menjelaskan karakteristik dari masing-masing level.

Nugroho (2014) dalam penelitiannya mengusulkan suatu tingkat kesiapan KM yang didasarkan pada KM readiness level dari Rao (2005). Tingkat kesiapan tersebut digambarkan pada tabel dibawah ini.

Tabel-tabel diatas adalah ukuran-ukuran berikut karakteristik yang bisa digunakan untuk menentukan tingkat kesiapan implementasi KM. Selanjutnya bagaimana melihat saberapa siap sebuah organisasi dalam mengimplementasikan KM perlu dibuat perangkat assesment untuk mendapatkan data yang kredible tentang kesiapan tersebut. Untuk menyusun perangkat assesment ini perlu memperhatikan kaidah-kaidah penyusunannya seperti harus dialkukan uji validitas dan reliabilitas terhadap perangkat yang akan digunakan dalam proses pengambilan data.  Proses penyusunan perangkat assesmen ini akan saya tuliskan pada artikel berikutnya membahas “Penyusunan perangkat assesmen pengukuran tingkat Kesiapan Implementasi KM”. . . (bersambung)

Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, setiap sumber daya manusia memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam pekerjaannya untuk menjalankan proses bisnis perusahaan atau organisasi. Dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab tersebut, masing-masing sumber daya manusia memiliki keahlian dan cara masing-masing. Proses penyelesaian tugas dan tanggung jawab yang dilakukan setiap hari/ berulang-ulang secara tidak langsung menghasilkan keahlian atau pengetahuan tertentu terhadap bidang tugas dan tanggung jawabnya yang mungkin hanya dimiliki oleh sumber daya tersebut. Keahlian atau pengetahuan jenis ini disebut sebagai tacit knowledge. Tacit knowledge merupakan knowledge personal yang tersimpan didalam kepala setiap orang. Knowledge tersebut terakumulasi melalui proses belajar dan pengalaman. Tacit knowledge berkembang melalui praktek percobaan, pengalaman akan kegagalan dan keberhasilan akan sesuatu hal.

Dengan tacit knowledge yang dimiliki oleh setiap sumber daya manusia, maka masing-masing sumber daya manusia dapat menghasilkan suatu knowledge yang dapat digunakan untuk menyelesaikan suatu permasalahan dalam perusahaan tersebut, sehingga stabilitas dan kemajuan perusahaan dapat tetap tumbuh dengan baik. Dalam kondisi seperti ini bukankah knowledge itu termasuk sebuah kekayaan bagi perusahaan? Knowledge yang dikelola dengan baik akan meminimalisasi kegagalan dalam suatu perusahaan karena perusahaan tersebut sudah memiliki kumpulan knowledge yang dapat digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah. Knowledge yang didapatkan perusahaan selama perusahaan berdiri melalui setiap sumber daya manusia yang bekerja ada baiknya dikelola dan disimpan dengan baik untuk memudahkan proses kedepannya, terlebih jika menemukan permasalahan yang pernah dihadapi sebelumnya.

Pada akhirnya sebuah organisasi membutuhkan sebuah knowledge management (KM) untuk membantu organisasi tersebut menemukan apa yang mereka ketahui, menyadari apa yang mereka ketahui, dan secara efektif dapat menggunakan apa yang mereka ketahui KM diartikan sebagai sebuah proses yang dapat membantu perusahaan dalam menemukan, memilih, menyebarkan, serta memindahkan informasi penting dan mahal yang biasanya digunakan dalam aktivitas menyelesaikan masalah, untuk pembelajaran, perencanaan strategi, dan pengambilan keputusan [4]. KM dapat berarti pula sebagai sebuah proses untuk menciptakan, memvalidasi, mempresentasikan, mendistribusikan, serta. Kreasi dari pengetahuan baru, sharing pengetahuan dan penyebarannya, serta alat dan metode untuk mempromosikannya dapat pula dianggap sebagai pengertian KM menurut Maki. Sedangkan menurut World IQ KM adalah penggabungan proses antara kreasi, penyebaran, pengujian, integrasi, dan pemanfaatan pengetahuan di dalam suatu perusahaan. Dari beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa KM adalah suatu upaya dalam mendokumentasikan dan mengelola segala jenis pengetahuan, pengalaman, maupun ilmu yang berguna bagi suatu perusahaan dalam menyelesaikan suatu masalah untuk kemajuan perusahaan itu sendiri, atau upaya mengeluarkan tacit knowledge yang ada di pikiran manusia menjadi explicit knowledge yang dikelola dengan baik. Explicit knowledge merupakan knowledge yang tersimpan pada tempat penyimpanan lain selain pikiran manusia

Namun, seiring dengan munculnya kisah sukses dan gagal yang dialami banyak organisasi dalam implementasi KM, hal yang harus diingat dalam implementasi KM adalah pentingnya budaya organisasi yang mendukung implementasi KM itu sendiri. Organisasi yang hendak mengimplementasikan KM sebaiknya melakukan intropeksi pada sisi internalnya, untuk mendapatkan kondisi organisasi saat ini dan apa yang harus dilakukan untuk menciptakan budaya tersebut [9]. Seperti penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga telekomunikasi di Inggris (British Telecommunication PLC), sebesar 70% proyek KM dinyatakan gagal. Hal ini dikarenakan belum siapnya organisasi ketika mengimplementasikan KM. Kegagalan yang sering terjadi disebabkan karena implementasi sistem hanya berdasarkan teori-teori saja dan tidak mempertimbangkan keadaan organisasi (Lovina & Surendro, 2009) Oleh karena itu sebelum mengimplementasikan KM didalam sebuah perusahaan atau organisasi, perlu dilakukan analisis kesiapan terhadap perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Analisis kesiapan tersebut diharapkan dapat memberikan gambaran kepada pihak manajemen perusahaan atau organisasi mengenai kondisi kesiapan setiap aspek yang terkait dengan implementasi KM, dan melalui hasil analisis kesiapan tersebut juga, pihak manajemen dapat mengambil langkah dalam mempersiapkan aspek-aspek yang dinilai masih kurang siap dalam implementasi KM.

Selanjutnya bagaimanakah mengukur kesiapan sebuah organisasi untuk mengimplementasikan Knowledege Management. (.. bersambung ..)

Analogi – Analisa to Rekomendasi (PART II)
(Kasus Pengembangan IT pada Sebuah Perguruan Tinggi)

Lanjutan dari kasus sebelumnya (Analogi to Analisa (PART I),
(Analisa Arsitektur Infrastruktur Komputer & Analisa Departemen IT dan Rekomendasi)

Layanan berbasi IT merupakan hal yang banyak diinginkan oleh perguruan tinggi mengingat banyaknya stakeholder yang harus dilayani. Namun untuk mengimplementasikannya perlu banyak portimbangan karena pada umumnya kebutuhan ini datangnya pada fase dimana perguruan tinggi sudah berjalan dan sudah ada beberapa bagian sistem maupun teknologi informasi yang sudah dipakai. Untuk itu diperlukan analisa yang runut untu mendapatkan gambaran tentang apa saja yang perlu dilakukan. Dibawah ini adalah contoh sebuah kasus dan pendekatan analogi existing sistem untuk mendapatkan gambaran awal apa yang saja yang diperlukan untuk pengembangan layanan IT-nya).

Analogi Pendahuluan

• Sistem Informasi Perguruan Tinggi ibarat sebuah bangunan rumah tingkat satu bergaya Belanda yang secara fungsional masih layak berdiri dan ditinggali, di tengah-tengah kemajuan gaya arsitektur modern di sekitarnya, yang dalam keadaan tidak begitu bersih karena mekanisme pemeliharaannya yang kurang baik
• Rumah yang pada masanya tersebut terbilang sangat baik, semakin lama semakin penuh dihuni oleh keluarga yang terus beranak pinak dan berkembang biak dengan pesat
• Keadaan terkini yang penuh dengan perubahan dan gejolak membuat sebagian dari penghuni rumah mulai merasa kesulitan untuk tinggal secara nyaman, tidak saja karena semakin sempitnya ruang tinggal dan tempat beraktivitas, tetapi semakin diperlukannya berbagai kebutuhan baru yang pada jaman Belanda dahulu belum ada, misalnya: ruang kedap suara untuk bermain musik, kolam renang bergaya yakuzi untuk berekreasi, kanal listrik khusus untuk alat-alat elektronik standar internasional, jumlah lantai yang harus ditingkatkan untuk mengadaptasi kuantitas anggota keluarga yang bertambah, dan lain sebagainya – yang pada intinya memaksa keluarga tersebut untuk melakukan perombakan tidak hanya terhadap tata ruang rumah, namun melibatkan arsitektur secara keseluruhan
• Sehubungan dengan hal itu, kepala keluarga mengadakan rapat keluarga yang dihadiri berbagai perwakilan kerabat untuk menyampaikan isu tersebut di atas – sebagian merasa bahwa tidak perlu diadakan perombakan rumah besar-besaran karena sebenarnya yang sekarang sudah nyaman, sementara yang lain merasa sudah saatnya perubahan besar-besaran dilakukan
• Rapat keluarga tersebut berakhir dengan tiga pilihan besar sebagai berikut: pilihan pertama adalah merubuhkan rumah tersebut dan membangunnya kembali sesuai dengan kebutuhan dan gaya arsitektur modern; pilihan kedua adalah melakukan renovasi terhadap sebagian besar dari rumah tersebut; dan ketiga adalah memenuhi kebutuhan kecil-kecil secara bertahap tanpa membongkar rumah yang ada (tambal sulam)
• Karena ketiga skenario tersebut masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya, dan kebetulan ketika diadakan voting ternyata seimbang, maka diputuskan dibentuk sebuah tim yang terdiri dari wakil-wakil keluarga untuk memutuskan pilihan mana yang terbaik
• Langkah pertama yang dilakukan oleh tim tersebut adalah mencoba mencari cetak biru dan berbagai dokumen arsitektur rumah sebagai salah satu cara obyektif untuk menilai kelayakan pengambilan keputusan terhadap tiga skenario yang ada
• Dari hasil pencarian tersebut, malangnya yang didapatkan hanyalah dokumen desain interior bangunan, sementara cetak biru arsitekturnya sudah hilang sama sekali – dengan kata lain, tim merasa sulit untuk memutuskan pilihan mana dari ketiga skenario yang ingin diambil, terutama dalam menentukan cost-benefit-nya
• Usaha lain kemudian dilakukan, yaitu mencoba mencari arsitek yang dulu membangun rumah tersebut, namun arsitek tersebut sulit dihubungi karena sudah bertahun-tahun tidak berjumpa; seandainya bertemu, belum tentu ybs. punya fotocopy bangunan tersebut, atau masih hafal mengenai struktur rumah yang dulu dibangunnya, atau mau menggambar ulang mengenai hasil karyanya tersebut
• Karena usaha tersebut tidak membuahkan hasil dan tidak efektif – disamping keluarga tidak mau terlalu menggantungkan diri terhadap keberadaan arsitektur terkait – maka diundanglah beberapa arsitektur lain untuk mencoba membantu mereka dalam mengambil keputusan dari tiga pilihan yang ada
• Pada mulanya, ketika para arsitektur tersebut bertemu dengan pimpinan keluarga, dengan melihat kenyataan yang ada, pihak ketiga ini jelas memilih skenario yang pertama karena sebagai profesional tidak mau mengambil resiko apapun untuk melaksanakan skenario kedua maupun ketiga, karena kedua skenario terakhir tersebut jika dijalankan akan berada di atas asumsi-asumsi yang spekulatif
• Namun ketika pihak ketiga ini bertemu dengan anggota keluarga yang lainnya (yang setuju dan tidak setuju dengan isu perombakan rumah), terlihat bahwa skenario kedua dan ketiga menjadi valid – walaupun untuk melakukannya dibutuhkan usaha-usaha yang akan terlihat aneh di mata tetangga, seperti misalnya membuat ruangan bergaya modern menempel di sisi bangunan bergaya Belanda tersebut dengan cat yang berwarna lain
• Dengan kata lain, jika yang diinginkan adalah melakukan skenario kedua dan ketiga, sebenarnya beberapa anggota keluarga yang kebetulan masih terlibat dalam pembuatan bangunan lama dapat melakukannya (terbukti dengan beberapa “karya” yang telah dihasilkannya selama ini)
• Sementara itu, tim keluarga beserta para arsitektur barunya lebih baik berkonsentrasi pada skenario pertama yang dahulu telah memutuskan untuk melakukan pendekatan sebagai berikut: membeli tanah di sebelah rumah lama yang ada, merancang bangunan baru sesuai dengan visi dan misi yang jauh ke depan, melakukan pembangunan dan pengembangan sesuai dengan dana yang tersedia, dan secara perlahan-lahan memindahkan orang-orang yang tinggal di rumah lama ke bangunan yang baru (pilot project, paralel) – dan menjual tanah serta bangunan bergaya Belanda yang lama
• Ada baiknya, di dalam anggota keluarga ada yang disekolahkan sebagai arsitek ahli agar selain dapat terlibat dalam pembangunan dan pengembangan bangunan baru, dapat mengerti mekanisme dan metoda baku dalam proses pembangunan dan pengembangan tersebut, terutama yang berkaitan dengan pembuatan cetak biru arsitektur terkait
• Namun satu hal yang harus diingat adalah, bahwa pimpinan keluarga harus terlebih dahulu meyakinkan para anggota keluarganya, mengapa rangkaian angkah-langkah tersebut di atas harus diambil, karena masih banyaknya anggota keluarga yang merasa bahwa tidak perlu dilakukan langkah sedramatis ini, karena sebenarnya masih nyaman berada tinggal di rumah yang lama

Analisa Arsitektur Infrastruktur Komputer

• Arsitektur terbagi menjadi dua bagian besar, yaitu Sistem Informasi Akademik dan Keuangan yang berbasis pada teknologi lama (sentralisasi dengan menggunakan dump terminal) dan Sistem Informasi Universitas untuk keperluan komunikasi yang berbasis teknologi baru
• Secara jaringan cukup baik, dalam arti kata telah tersedia infrastruktur yang menghubungkan setiap titik koneksi di dalam kompleks Universitas Atmajaya
• Secara kuantitas dan spesifikasi komputer, terlihat adanya kepincangan (kuantitas relatif sedikit, spesifikasi relatif rendah) – namun hal tersebut tidak terpisahkan dari tingkat kebutuhan dan literacy user terhadap peranan dan fungsi komputer sebagai alat bantu dalam aktivitas sehari-hari
• Sistem akademis tersentralisasi di BAAK, dan tanpa adanya server sebagai redudansi (jika terjadi masalah dengan server, kegiatan transaksi akademis berhenti)

Analisa Departemen TI

• Tidak ada anggota yang memiliki kompetensi dan keahlian strategis di bidang sistem informasi yang dapat mengantar Perguruan Tinggi untuk dapat memiliki sistem informasi seperti yang diinginkan (memiliki visi dan misi jauh ke depan)
• Terdapat beberapa orang yang memiliki kemampuan teknis cukup baik, namun kurang lengkap (tidak didasari dengan teori dan konsep yang kuat) sehingga kerap terjadi kesalahpahaman dalam membicarakan permasalahan teknis antar anggota di Departemen TI
• Cara kerja tim belum bersifat proaktif, dalam arti kata masih menunggu permasalahan yang ada
• Adanya inkonsistensi dalam menyampaikan informasi dan melakukan tindakan; di satu pihak tahu persis adanya kekurangan sistem informasi yang dimiliki, di lain pihak tidak ada usaha melakukan perbaikan atau pemikiran untuk memperbaikinya (disamping ada produk-produk tambal sulam yang telah dihasilkan)

Rekomendasi

• Yayasan dan Manajemen Universitas harus memiliki prinsip dan kesepahaman yang sama dalam hal mengembangkan sistem informasi Perguruan Tinggi agar tahu persis arah dan tujuannya (misalnya: SI/TI sebagai enabler change management, atau SI/TI sebagai penunjang manajemen sehari-hari, atau SI/TI sebagai alat meningkatkan efisiensi kerja, dsb.)
• Harus ditunjuk satu orang yang memiliki kompetensi dan otoritas penuh dan mengerti permasalahan serta bertanggung jawab memenuhi visi dan misi sistem informasi yang dicanangkan tersebut, karena tanpa adanya orang tersebut, tidak ada gunanya pihak luar membantu karena tidak ada ownership dan transfer of knowledge (lebih baik secara karir dibandingkan dengan secara manajemen proyek)
• Biarkan orang tersebut berdasarkan keahlian dan otoritas yang diberikan padanya menentukan langkah-langkah yang paling efektif baginya, termasuk di dalamnya mekanisme memilih pihak luar untuk membantu; yang bersangkutan secara langsung bertanggung jawab kepada Ketua Steering Commitee dan Organization Commitee

— oOo —

Analogi to Analisa (PART I)
(Kasus Pengembangan IT pada Sebuah Perguruan Tinggi)

Layanan berbasi IT merupakan hal yang banyak diinginkan oleh perguruan tinggi mengingat banyaknya stakeholder yang harus dilayani. Namun untuk mengimplementasikannya perlu banyak portimbangan karena pada umumnya kebutuhan ini datangnya pada fase dimana perguruan tinggi sudah berjalan dan sudah ada beberapa bagian sistem maupun teknologi informasi yang sudah dipakai. Untuk itu diperlukan analisa yang runut untu mendapatkan gambaran tentang apa saja yang perlu dilakukan. Dibawah ini adalah contoh sebuah kasus dan pendekatan analogi existing sistem untuk mendapatkan gambaran awal apa yang saja yang diperlukan untuk pengembangan layanan IT-nya).

Analogi Pendahuluan

• Sistem Informasi Perguruan Tinggi ibarat sebuah bangunan rumah tingkat satu bergaya Belanda yang secara fungsional masih layak berdiri dan ditinggali, di tengah-tengah kemajuan gaya arsitektur modern di sekitarnya, yang dalam keadaan tidak begitu bersih karena mekanisme pemeliharaannya yang kurang baik
• Rumah yang pada masanya tersebut terbilang sangat baik, semakin lama semakin penuh dihuni oleh keluarga yang terus beranak pinak dan berkembang biak dengan pesat
• Keadaan terkini yang penuh dengan perubahan dan gejolak membuat sebagian dari penghuni rumah mulai merasa kesulitan untuk tinggal secara nyaman, tidak saja karena semakin sempitnya ruang tinggal dan tempat beraktivitas, tetapi semakin diperlukannya berbagai kebutuhan baru yang pada jaman Belanda dahulu belum ada, misalnya: ruang kedap suara untuk bermain musik, kolam renang bergaya yakuzi untuk berekreasi, kanal listrik khusus untuk alat-alat elektronik standar internasional, jumlah lantai yang harus ditingkatkan untuk mengadaptasi kuantitas anggota keluarga yang bertambah, dan lain sebagainya – yang pada intinya memaksa keluarga tersebut untuk melakukan perombakan tidak hanya terhadap tata ruang rumah, namun melibatkan arsitektur secara keseluruhan
• Sehubungan dengan hal itu, kepala keluarga mengadakan rapat keluarga yang dihadiri berbagai perwakilan kerabat untuk menyampaikan isu tersebut di atas – sebagian merasa bahwa tidak perlu diadakan perombakan rumah besar-besaran karena sebenarnya yang sekarang sudah nyaman, sementara yang lain merasa sudah saatnya perubahan besar-besaran dilakukan
• Rapat keluarga tersebut berakhir dengan tiga pilihan besar sebagai berikut: pilihan pertama adalah merubuhkan rumah tersebut dan membangunnya kembali sesuai dengan kebutuhan dan gaya arsitektur modern; pilihan kedua adalah melakukan renovasi terhadap sebagian besar dari rumah tersebut; dan ketiga adalah memenuhi kebutuhan kecil-kecil secara bertahap tanpa membongkar rumah yang ada (tambal sulam)
• Karena ketiga skenario tersebut masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya, dan kebetulan ketika diadakan voting ternyata seimbang, maka diputuskan dibentuk sebuah tim yang terdiri dari wakil-wakil keluarga untuk memutuskan pilihan mana yang terbaik
• Langkah pertama yang dilakukan oleh tim tersebut adalah mencoba mencari cetak biru dan berbagai dokumen arsitektur rumah sebagai salah satu cara obyektif untuk menilai kelayakan pengambilan keputusan terhadap tiga skenario yang ada
• Dari hasil pencarian tersebut, malangnya yang didapatkan hanyalah dokumen desain interior bangunan, sementara cetak biru arsitekturnya sudah hilang sama sekali – dengan kata lain, tim merasa sulit untuk memutuskan pilihan mana dari ketiga skenario yang ingin diambil, terutama dalam menentukan cost-benefit-nya
• Usaha lain kemudian dilakukan, yaitu mencoba mencari arsitek yang dulu membangun rumah tersebut, namun arsitek tersebut sulit dihubungi karena sudah bertahun-tahun tidak berjumpa; seandainya bertemu, belum tentu ybs. punya fotocopy bangunan tersebut, atau masih hafal mengenai struktur rumah yang dulu dibangunnya, atau mau menggambar ulang mengenai hasil karyanya tersebut
• Karena usaha tersebut tidak membuahkan hasil dan tidak efektif – disamping keluarga tidak mau terlalu menggantungkan diri terhadap keberadaan arsitektur terkait – maka diundanglah beberapa arsitektur lain untuk mencoba membantu mereka dalam mengambil keputusan dari tiga pilihan yang ada
• Pada mulanya, ketika para arsitektur tersebut bertemu dengan pimpinan keluarga, dengan melihat kenyataan yang ada, pihak ketiga ini jelas memilih skenario yang pertama karena sebagai profesional tidak mau mengambil resiko apapun untuk melaksanakan skenario kedua maupun ketiga, karena kedua skenario terakhir tersebut jika dijalankan akan berada di atas asumsi-asumsi yang spekulatif
• Namun ketika pihak ketiga ini bertemu dengan anggota keluarga yang lainnya (yang setuju dan tidak setuju dengan isu perombakan rumah), terlihat bahwa skenario kedua dan ketiga menjadi valid – walaupun untuk melakukannya dibutuhkan usaha-usaha yang akan terlihat aneh di mata tetangga, seperti misalnya membuat ruangan bergaya modern menempel di sisi bangunan bergaya Belanda tersebut dengan cat yang berwarna lain
• Dengan kata lain, jika yang diinginkan adalah melakukan skenario kedua dan ketiga, sebenarnya beberapa anggota keluarga yang kebetulan masih terlibat dalam pembuatan bangunan lama dapat melakukannya (terbukti dengan beberapa “karya” yang telah dihasilkannya selama ini)
• Sementara itu, tim keluarga beserta para arsitektur barunya lebih baik berkonsentrasi pada skenario pertama yang dahulu telah memutuskan untuk melakukan pendekatan sebagai berikut: membeli tanah di sebelah rumah lama yang ada, merancang bangunan baru sesuai dengan visi dan misi yang jauh ke depan, melakukan pembangunan dan pengembangan sesuai dengan dana yang tersedia, dan secara perlahan-lahan memindahkan orang-orang yang tinggal di rumah lama ke bangunan yang baru (pilot project, paralel) – dan menjual tanah serta bangunan bergaya Belanda yang lama
• Ada baiknya, di dalam anggota keluarga ada yang disekolahkan sebagai arsitek ahli agar selain dapat terlibat dalam pembangunan dan pengembangan bangunan baru, dapat mengerti mekanisme dan metoda baku dalam proses pembangunan dan pengembangan tersebut, terutama yang berkaitan dengan pembuatan cetak biru arsitektur terkait
• Namun satu hal yang harus diingat adalah, bahwa pimpinan keluarga harus terlebih dahulu meyakinkan para anggota keluarganya, mengapa rangkaian angkah-langkah tersebut di atas harus diambil, karena masih banyaknya anggota keluarga yang merasa bahwa tidak perlu dilakukan langkah sedramatis ini, karena sebenarnya masih nyaman berada tinggal di rumah yang lama

Analisa Users/Stakeholders

• Masih menggunakan paradigma lama (tingkat satu dari empat tingkat dalam evolusi sistem informasi di perusahaan), dimana secara transaksi dan kegunaan, komputer masih tersentralisasi di dua departemen besar, yaitu BAAK sebagai pelaksana transaksi dan SIMU sebagai departemen pengolah data
• Sebagian besar stakeholder manajemen Perguruan Tinggi masih menempatkan dirinya sebagai user dan/atau operator, belum sebagai decision maker – sehingga merasa masih tidak perlu menggunakan komputer karena mekanisme aktivitas manual masih baik dilaksanakan
• Tertib administrasi manual di Perguruan Tinggi secara umum sudah baik; sebenarnya hal ini mempermudah untuk mengimplementasikan sistem informasi, namun karena secara prinsip manajemen dan pengetahuan komputer masih kurang, menghambat pengembangan diri dan implementasi sistem terkait
• Dalam menentukan kebutuhan, users/stakeholders masih mengacu pada permintaan laporan pihak eksternal (luar), bukan atas inisiatif kebutuhan pengambilan keputusan sehari-hari

Analisa Program Aplikasi

• Secara fungsional dan transaksional, aplikasi tersebut cukup baik karena melingkupi seluruh aktivitas inti dari sistem administrasi akademik
• Struktur programnya agak berbelit-belit karena mengikuti prosedur manajemen bergaya lama yang berbasis dokumen fisik (paper based mechanism)
• Dokumentasi program minimum (user manual dan reference manual) hampir tidak ada sehingga menyulitkan untuk mempelajari alur pemikiran program terkait
• Dokumentasi pengembangan program (technical document) tidak dibuat, sehingga program tersebut sulit jika tidak dapat dikatakan mustahil untuk dikembangkan oleh orang lain, karena tidak adanya pijakan pengembangan yang valid secara teknis
• Secara kualitas, aplikasi berada pada level 1 menuju level 2 (dari 5 skala kualitas pengembangan aplikasi yang ada)

Analisa Sistem Basis Data

• Content data yang terkandung cukup lengkap dan menggunakan standard yang baik – beberapa struktur terlihat cukup baik dan beberapa struktur kurang baik (ada sebagian yang telah diperbaiki dalam perjalanannya)
• Menggunakan cara representasi data konvensional (kualitasnya cukup baik), yang dalam hal menunjang aktivitas fungsional dan transaksional statis sangat baik, namun dalam memenuhi kebutuhan perubahan yang dinamis (seperti pembuatan laporan baru, query-query ad-hoc baru) sangat buruk (butuh waktu, biaya, dan tenaga untuk setiap perubahan keperluan yang ada)
• Sistem backup data cukup baik di beberapa tempat, namun prosedurnya masih perlu diperbaiki
• Dokumentasi struktur data dan keterkaitannya tidak ada, sehingga sulit untuk menentukan hubungan keterkaitan yang valid antara satu struktur data dengan struktur data lainnya (yang biasa direpresentasikan dalam bentuk tabel data) – dengan kata lain, jika ingin dibuatkan laporan dari basis data ini, semua didasarkan pada asumsi si programmer semata

Bersambung ke Part II

(Anlisa Komponen lain)

— oOo —

Keamanan data menjadi hal yang sangat penting pada saat ini karena untuk setiap pengambilan keputusan, kebijakan harus berdasarkan data. Banyak data yang berisikan informasi penting dan terbatas untuk diketahui pihak yang terkait saja. Pada dunia perbankan banyak kegiatan yang melibatkan data nasabah yang harus diproteksi karena sifatnya rahasia. Diungkapan oleh Tedy Heryanto (1999) bahwa banyak kegiatan yang akan menimbulkan resiko bilamana informasi yang sensitif dan berharga tersebut diakses oleh orang-orang yang tidak berhak (unauthorized person). Faktor keamanan data menjadi sangat penting dan harus diperhatikan. Salah satu cara untuk meningkatkan keamanan data adalah dengan melakukan enkripsi terhadap terhadap datanya.

Mengingat bahwa data yang dienkripsi adalah data yang penting maka banyak pihak-pihak yang justru berburu untuk mendapatkan data ini guna didekripsi sehingga dapat dimanfaatkan untuk keperluan lain. Proses dekripsi ini menjadi semakin mudah dengan banyaknya situs-situs online yang menyediakan layanan enkripsi dan dekripsi tanpa bayar (gratis). Dibawah ini adalah 10 situs online yang menyediakan layanan enkripsi dan dekripsi secara gratis, yaitu :

http://blowfish.online-domain-tools.com
http://encoders-decoders.online-domain-tools.com
http://encryption.online-toolz.com
http://www.xarg.org
http://www.yellowpipe.com
tripledes.online-domain-tools.com
http://www.freewarefiles.com
http://www.richkni.co.uk
http://cryptool.shareme.in
http://web.forret.com
http://codebeauty.com

Kriptografi merupakan teknik pengamanan informasi yang dilakukan dengan cara mengolah data (plainteks) menggunakan suatu metode enkripsi sehingga yang tidak dapat dibaca secara langsung terutama oleh pihak yang tidak berhak. Setiap teknik enkripsi memiliki titik lemah. Begitu kelemahan ditemukan maka segera dikembangkan lapisan keamanan baru untuk menutupi kelemahan tersebut. Pada dasarnya enkripsi adalah sebuah algoritma matematika untuk melakukan penyandian (enchypering) dan dekripsi (dechypering) informasi kode binary. Enkripsi mengkonversikan data menjadi bentuk tersembunyi atau tersandikan yang  disebut chyper sedangkan dekripsi adalah proses  mengkonversikan chypher data kedalam bentuk aslinya, yang disebut plain-text.

Maka jika anda ingin mengirimkan pesan digital baik dalam bentuk email maupun sms yang sifatnya penting dan rahasia sebaiknya pesan tersebut anda rubah terlebih dahulu menjadi chiper text. Situs-situs diatas menyediakan fasilitas untuk melakukan perubahan pesan yang akan dikirim dalam bentuk tersandikan berikut dengan failitas membaca pesan tersebut. WhatsApp adalah salah satu aplikasi yang sudah menerapkan keamanan pesan anda. Sehingga jika bukan penerima yang dimaksud maka pesan tersebut tidak akan bisa dibaca atau dengan kata lain masih dalam bentuk Chiper Text.

Mengingat bahwa banyak situs yang memenyediakan fasilitas enkripsi dan dekripsi, maka akan lebih aman lagi jika setiap organisasi memiliki algoritma tersendiri yang unik untuk melakukan enkripsi dan dekripsi terhadap semua sumberdaya informasi penting yang dimilikinya. Hal ini bisa dilakukan dengan mengembangkan algoritma sendiri atau menambahkan proses baru pada algoritma yang telah ada sebelumnya.

STEM adalah singkatan dari Science, Technology, Engineering, Math. Beberapa perusahaan atau organisasi yang berkepentingan dengan tenaga kerja berpendapat bahwa Sumber Daya Manusia yang memiliki kompetensi STEM yang baik dipercaya cekatan dan dapat menyelesaikan masalah lebih trampil dibanding yang kadar STEM-nya rendah. Untuk itulah diperlukan upaya agar SDM Indonesia memiliki kompetensi STEM yang bisa bersaing untuk menghadapai MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN) yang akan segera datang. Kesiapan Sumber Daya Manusia Indonesia sangat diperlukan untuk menghadapi MEA bila tidak ingin Negara Indonesia menjadi pasar bagi negara ASEAN lainnya.

STEM adalah salah satu indikator yang bisa digunakan untuk mendapatkan kesiapan Sumber Daya Manusia dalam menghadapi kebutuhan kompetensi tenaga kerja yang siap bersaing. Selanjutnya muncul pertanyaan “Bagaimana dngan SKKNI . . . ?”.

SKKNI adalah Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) adalah uraian kemampuan yang mencakup pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja minimal yang harus dimiliki seseorang untuk menduduki jabatan tertentu yang berlaku secara nasional. SKKNI akan digunakan sebagai acuan dalam pembinaan, persiapan SDM yang berkualitas, kompeten yang diakui oleh seluruh pemangku kepentingan (stake holder) dan berlaku secara nasional di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Acuan dari Standar Kompetensi Kerja yaitu Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional.

Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia yang telah disusun dan telah mendapatkan pengakuan oleh para pemangku kepentingan akan dirasa bermanfaat apabila telah terimplementasi secara konsisten. Standar Kompetensi Kerja digunakan sebagai acuan untuk:

• Menyusun uraian pekerjaan.
• Menyusun dan Mengembangkan program pelatihan dan sumber daya manusia.
• Menilai unjuk kerja seseorang.
• Sertifikasi profesi di tempat kerja.
• Dengan dikuasainya kompetensi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan maka seseorang mampu:
• Mengerjakan suatu tugas dan pekerjaan.
• Mengorganisasikan agar pekerjaan dapat diselesaikan.
• Menentukan langkah apa yang harus dilakukan pada saat terjadi sesuatu yang berbeda dengan rencana semula.
• Menggunakan kemampuan yang dimilikinya untuk memecahkan masalah atau melaksanakan tugas dengan kondisi yang berbeda.

Dari hal diatas saya mencoba memetakan antara beberapa SKKNI terhadap STEM seperti terlihat dibawah ini :

Untuk SKKNI Operator Komputer dari mulai standar kompetensi umum TIK.OP01.001.01 dampai dengan kompetensi spesialisasi TIK.OP03.003.01 bagaimana komposisi STEM terhadap SKKNI.

Terlihat bahwa komposisi STEM berbeda-beda untuk tingkat SKKNI tertentu. Dalam hal ini Kampus sebagai sebuah lembaga yang menyiapkan Sumber Daya Manusia memiliki peran yang sangat penting dalam penyiapan SDM yang sesuai kebutuhan. Penyiapan Kurikulum dan Tata Kelola kampus yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan kualitas Sumber Daya Manusia Indonsia yang siap bersaing  pada saat menghadapi MEA tersebut.

Topik yang sering dibicarakan pd Fakultas TI Program Studi Sistem Informasi adalah antara SI dan Programming. Banyak mahasiswa yang berpendapat bahwa anak SI tidak perlu bisa membuat Program karena merasa bahwa lulusan SI nantinya akan bekerja mendisain Sistemnya programming itu menjadi core knowledge lulusan TI. Akibat dari persepsi ini sebagian besar mahasiswa SI mengalami mental blocking dengan masalah programming ini.

Diawal perkuliahan yang berbau programing pada umumnya mahasiswa mulai lesu dan kurang bersemangat, sedmikian sehingga kadang-kadang membawa pengaruh kepada dosen pengajar menjadi sulit dalam mengembangkan komunikasi pada saat proses belajar mengajar. Dibawah ini ada beberapa pengalaman dari para pengajar atau alumni SI yang berhubungan dengan masalah diatas.

• http://kikiahmadi.com/2010/07/14/sistem-informasi-its-dan-programming/
• http://romisatriawahono.net/2009/04/13/wajibnya-skill-coding-bagi-mahasiswa-computing/
• https://itskbsi.wordpress.com/2011/10/14/sistem-informasi-its-dan-programming/
• dan masih banyak lagi.

Beberapa menyebut antara SI dan Programming itu seperti Love and Hate Relationship. Yang menjadi masalah adalah ketika materi programming menjadi bahan yang harus ditempuh oleh mahasiswa SI, bagaimana supaya mereka exited dalam menerima materi dan ikut terlibat secara emosional mengembangkan kreatifitasnya pada saat proses belajar mengajar.

Lets first thing first, dari beberapa pendapat mahasiswa yang mengikuti mata kuliah programming adalah tidak menarik, rumit, tidak variatif penyampaiannya, dll. Pengalaman penulis ketika belajar programming yang pertama diajarkan biasanya adalah “Hello World” dan hampir semua urutan pengajaran programming diawali dg “Hello World”. Sedemikian sehingga memberikan kesan awal bahwa programming itu tidak menarik.

Karena hal tersebut saya mencoba pendekatan lain untuk mengajar matakuliah programming. Saya mengawali dengan memberikan gambaran betapa menariknya aplikasi-aplikasi yang ada dunia maya mulai dari aplikasi web sampai aplikasi mobile yang dapat didownload dengan bebas. Selanjutnya saya memperkenalkan tools-tools yang bisa membuat aplikasi secara instant sedemikian sehingga siswa dapat membuat aplikasi dengan cepat tanpa ribet dengan coding diawal. Setelah mereka mulai merasakan irama yang menarik dari programming barulah saya menjelaskan dan memberikan contoh bahwa aplikasi instant ini memiliki beberapa keterbatasan dan untuk mengatasinya perlu diperkuat dengan programming.

Dan hasilnya lumayan membantu karena mereka pada berlomba untuk menunjukkan aplikasi buatan mereka baik yang sudah ditambah dengan coding maupun yang masih polos-polos saja. Dari permasalahan inilah mahasiswa baru mulai mendapatkan motivasi untuk memperdalam programming, karena keinginan untuk mengatasi kekurangan aplikasi buatannya inilah yang menjadi pendorong untuk memahami programming.

Beberapa contoh aplikasi android yang dibuat mahasiswa bisa di downloads di :http://202.153.128.79/fileapk/