FRAMEWORK DAN METODOLOGI PELAKSANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

Project Management Framework merupakan pengaplikasian dari knowledge, skills, tools, dan technique pada aktivitas suatu proyek untuk mencapai kebutuhan/harapan dari seluruh stakeholder yang terlibat dalam proyek SI

Urutan dalam project management framework adalah stakeholders needs and expectations akan masuk ke Project Management Integration (PIM) yang merupakan 9 knowledge area yang terdiri atas dua fungsi utama yaitu : core function dan facilitating function.

Core function terdiri dari :

• scope management
• time management
• cost management
• quality management

Sedangkan facilitating function terdiri dari :

• human resource management
• communication management
• risk management
• procurement management

9 area tersebut diintegrasikan ke dalam PIM dengan bantuan tools dan technique supaya suatu proyek dapat mencapai target yang diharapkan. Kemampuan mengelola semua fungsi yang ada pada framework tersebut di atas harus dimiliki oleh manajer agar seluruh area dapat berjalan dengan dengan baik dan proyek sukses dicapai

Cara/langkah agar proyek yang direncanakan dapat mencapai kesuksesan :

• Menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek
• Memilih daur hidup perangkat lunak
• Menentukan organization dan team form berdasarkan kriteria yang diperlukan
• Memulai seleksi tim : berdasarkan knowledge dan expertise (pengalaman)
• Menentukan risiko : risiko kegagalan proyek, waktu, biaya, SDM
• Membuat Work Breakdown Structure (WBS)
• Identifikasi task
• Estimasi ukuran : lamanya proyek, banyaknya tim, banyaknya fungsional
• Estimasi effort : lamanya mengerjakan, biaya yang dibutuhkan
• Identifik
  asi task dependecy : membuat Gantt Chart
• Assign resource : identifikasi staf-staf yang bertanggung jawab terhadap task
• Schedule work

Pengembangan sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan  dilakukan dengan pendekatan manajemen proyek (project management). Lepas dari berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada seperti pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan, dan lain sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama. Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan, analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi. Masing-masing konsultan atau para praktisi teknologi informasi biasanya memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas dari keenam langkah metodologi di atas. Apa saja yang harus dilakukan pada masing-masing tahap.

TAHAP PERENCANAAN

Tahap pertama adalah perencanaan. Langkah ini merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap kebutuhan detil atau target yang harus dicapai dari proyek tersebut, penyusunan proposal, penentuan metodologi dan sistem manajemen proyek yang digunakan, sampai dengan penunjukan tim dan instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan

 TAHAP ANALISA

Secara prinsip ada dua aspek yang menjadi fokus analisa, yaitu aspek bisnis atau manajemen, dan aspek teknologi. Analisa aspek bisnis dimulai dengan mempelajari karakteristik dari perusahaan yang bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, critical success factors (kunci keberhasilan usaha), performance measurements (ukuran kinerja), strategi, programprogram, dan hal terkait lainnya

 TAHAP DESAIN

Pada tahap desain, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer, metoda interfacing, teknik konversi data, metode migrasi sistem, dan lain sebagainya. Model-model umum seperti Flowchart, ER Diagram, DFD, UML dan lain sebagainya dipergunakan sebagai notasi umum dalam perancangan sistem secara teknis

 TAHAP KONSTRUKSI

Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau development sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksana tahap ini, mengingat bahwa semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala detil. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melibatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya, dan waktu

 TAHAP IMPLEMENTASI

Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan. Biasanya ada dua pendekatan yang dipergunakan oleh perusahaan: cut-off atau paralel. Pendekatan cut-off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi sistem dimana dipilih sebuah hari sebagai patokan, dimana terhitung mulai hari tersebut, sistem baru mulai dipergunakan dan sistem lama sama sekali ditinggalkan

Referensi  :

• Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi, Prof Richardus Eko Indrajit
• Information Technology Project Management, edisi 6, Kathy Schwalbe, CENGAGE, 2009