Menakar Kesiapan Implementasi Knowledge Management.

Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, setiap sumber daya manusia memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam pekerjaannya untuk menjalankan proses bisnis perusahaan atau organisasi. Dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab tersebut, masing-masing sumber daya manusia memiliki keahlian dan cara masing-masing. Proses penyelesaian tugas dan tanggung jawab yang dilakukan setiap hari/ berulang-ulang secara tidak langsung menghasilkan keahlian atau pengetahuan tertentu terhadap bidang tugas dan tanggung jawabnya yang mungkin hanya dimiliki oleh sumber daya tersebut. Keahlian atau pengetahuan jenis ini disebut sebagai tacit knowledge. Tacit knowledge merupakan knowledge personal yang tersimpan didalam kepala setiap orang. Knowledge tersebut terakumulasi melalui proses belajar dan pengalaman. Tacit knowledge berkembang melalui praktek percobaan, pengalaman akan kegagalan dan keberhasilan akan sesuatu hal.

Dengan tacit knowledge yang dimiliki oleh setiap sumber daya manusia, maka masing-masing sumber daya manusia dapat menghasilkan suatu knowledge yang dapat digunakan untuk menyelesaikan suatu permasalahan dalam perusahaan tersebut, sehingga stabilitas dan kemajuan perusahaan dapat tetap tumbuh dengan baik. Dalam kondisi seperti ini bukankah knowledge itu termasuk sebuah kekayaan bagi perusahaan? Knowledge yang dikelola dengan baik akan meminimalisasi kegagalan dalam suatu perusahaan karena perusahaan tersebut sudah memiliki kumpulan knowledge yang dapat digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah. Knowledge yang didapatkan perusahaan selama perusahaan berdiri melalui setiap sumber daya manusia yang bekerja ada baiknya dikelola dan disimpan dengan baik untuk memudahkan proses kedepannya, terlebih jika menemukan permasalahan yang pernah dihadapi sebelumnya.

Pada akhirnya sebuah organisasi membutuhkan sebuah knowledge management (KM) untuk membantu organisasi tersebut menemukan apa yang mereka ketahui, menyadari apa yang mereka ketahui, dan secara efektif dapat menggunakan apa yang mereka ketahui KM diartikan sebagai sebuah proses yang dapat membantu perusahaan dalam menemukan, memilih, menyebarkan, serta memindahkan informasi penting dan mahal yang biasanya digunakan dalam aktivitas menyelesaikan masalah, untuk pembelajaran, perencanaan strategi, dan pengambilan keputusan [4]. KM dapat berarti pula sebagai sebuah proses untuk menciptakan, memvalidasi, mempresentasikan, mendistribusikan, serta. Kreasi dari pengetahuan baru, sharing pengetahuan dan penyebarannya, serta alat dan metode untuk mempromosikannya dapat pula dianggap sebagai pengertian KM menurut Maki. Sedangkan menurut World IQ KM adalah penggabungan proses antara kreasi, penyebaran, pengujian, integrasi, dan pemanfaatan pengetahuan di dalam suatu perusahaan. Dari beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa KM adalah suatu upaya dalam mendokumentasikan dan mengelola segala jenis pengetahuan, pengalaman, maupun ilmu yang berguna bagi suatu perusahaan dalam menyelesaikan suatu masalah untuk kemajuan perusahaan itu sendiri, atau upaya mengeluarkan tacit knowledge yang ada di pikiran manusia menjadi explicit knowledge yang dikelola dengan baik. Explicit knowledge merupakan knowledge yang tersimpan pada tempat penyimpanan lain selain pikiran manusia

Namun, seiring dengan munculnya kisah sukses dan gagal yang dialami banyak organisasi dalam implementasi KM, hal yang harus diingat dalam implementasi KM adalah pentingnya budaya organisasi yang mendukung implementasi KM itu sendiri. Organisasi yang hendak mengimplementasikan KM sebaiknya melakukan intropeksi pada sisi internalnya, untuk mendapatkan kondisi organisasi saat ini dan apa yang harus dilakukan untuk menciptakan budaya tersebut [9]. Seperti penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga telekomunikasi di Inggris (British Telecommunication PLC), sebesar 70% proyek KM dinyatakan gagal. Hal ini dikarenakan belum siapnya organisasi ketika mengimplementasikan KM. Kegagalan yang sering terjadi disebabkan karena implementasi sistem hanya berdasarkan teori-teori saja dan tidak mempertimbangkan keadaan organisasi (Lovina & Surendro, 2009) Oleh karena itu sebelum mengimplementasikan KM didalam sebuah perusahaan atau organisasi, perlu dilakukan analisis kesiapan terhadap perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Analisis kesiapan tersebut diharapkan dapat memberikan gambaran kepada pihak manajemen perusahaan atau organisasi mengenai kondisi kesiapan setiap aspek yang terkait dengan implementasi KM, dan melalui hasil analisis kesiapan tersebut juga, pihak manajemen dapat mengambil langkah dalam mempersiapkan aspek-aspek yang dinilai masih kurang siap dalam implementasi KM.

Selanjutnya bagaimanakah mengukur kesiapan sebuah organisasi untuk mengimplementasikan Knowledege Management. (.. bersambung ..)