MENGHITUNG KONTRIBUSI IT DALAM MENINGKATKAN KEUNTUNGAN PERUSAHAAN

Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?

Sebenarnya ada 2 pendekatan dari perhitungan investasi IT yang dapat dilakukan dan dapat dirasakan oleh perusahaan terhadap peningkatan berbagai asfek yang ada di perusahaan. Pertama perusahaan dapat merasakan berbagai efisiensi yang terjadi di berbagai proses bisnis yang ada, dan yang kedua bisa juga dihitung berapa rupiah kontribusi terhadap keuntungan perusahaan dari pengalihan kegiatan operasional perusahaan dari konvensional berubah menjadi menggunakan IT

Pendekatan melalui efisiensi misalnya adalah :

1. Minimize risk

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi  risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

2. Reduce costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

• Eleminasi proses

Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.

• Simplifikasiproses

Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

• Integrasiproses

Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

• Otomatisasi proses

Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.

3. Add Value

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4. Createnew realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Sedangkan pendekatan melalui perhitungan analisa biaya dan manfaat contohnya adalah :

Cost avoidane adalah dihindarinya atau diantisipasinya pengeluaran biaya yang tidak perlu karena adanya teknologi informasi. Misalnya adalah dengan dipergunakannya aplikasi Computer Based Training (CBT), maka tidak diperlukan lagi pengeluaran biaya karyawan untuk keperluan administrasi, akomodasi, material, instruktur, dan transportasi ke luar kota karena proses pelatihan tersebut dapat dilakukan di tempat kerja. Cara perhitungan yang sama dapat dipergunakan seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut ini. Terlihat dari perhitungan tersebut bahwa investasi yang dikeluarkan dapat dikembalikan dalam kurun waktu kurang lebih 6 (enam) tahun, karena memberikan ROI sebesar 16%

Biaya Investasi dengan Jumlah biaya yang dikeluarkan dalam juta rupiah

Personal Computer Rp 432

Aplikasi Computer Based Training Rp 100

Jaringan Rp 60

Modem Rp 20

Printer dan Sanner Rp 7

Instalasi Rp 220

Total RP 839

 

Biaya Bulanan yang dikeluarkan dengan Jumlah biaya yang dikeluarkan dalam juta rupiah

Karyawan Rp 34

Pemeliharaan Rp 65

Pengembangan Aplikasi Rp 8

Lain – Lain Rp 4

Amortisasi Rp 23

Total Rp 134

 

(tahun-1) untuk menghitung manfaat yang didapat

Manfaat Bulanan dengan Jumlah manfaat yang diterima dalam juta rupiah

Tidak memerlukan instruktur Rp 120

Tidak memerlukan biaya transportasi Rp 7

Tidak memerlukan biaya akomodasi Rp 12

Tidak memerlukan biaya makalah Rp 3

Tidak memerlukan administrasi Rp 3

Total Rp 145

Keuntungan Per Bulan Rp 11

Manfaat per tahun Rp 132

Roi 16%

Simple Payback 2 tahun

Referensi :

http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan/

Analisa Cost-Benefit Investasi Teknologi Informasi, Prof. Richardus Eko Indrajit, sep-2016