SUPPLY CHAIN LOGISTIC MENGGUNAKAN LAYANAN WEB ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI) (bagian 1)

Saat ini dalam pasar modern proses pengadaan barang atau proses supply chain atau rantai pasok yang dilakukan dengan cara membuatkan purchase order dan dikirimkan kepada supplier melalui email, fax, atau telepon. Dengan cara pengirimana purchase order seprti ini dapat menyebabkan purchase order yang tidak sampai ke pihak supplier dikarenakan data yang terlalu besar kapasitas ukuran file yang dikirimakan atau jika melalui fax adanya gangguan layanan sibuk atau tinta yang habis. Jika supplier sudah mendapatkan purchase order maka tahap berikutnya adalah pengirimana barang. Prosedur dalam proses pengiriman barang,   supplier harus menyertakan delivery order untuk mengirimkan barang ke gudang. Pada saat penerimaan barang di gudang supermarket akan input manual barang yang diterima, tentu saja proses ini akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain membutuhkan proses yang lama, permasalahan lainnya yang sering ditemukan adalah barang yang dikirimkan kuantitas barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan purchase order. Dalam proses pembayaran pihak supplier akan membuatkan invoice berdasarkan receiving note yang diterima pada saat pengiriman barang, selanjutnya akan menukarkan faktur atau invoice yang telah dibuat sebelumnya.

Dengan berbagai masalah yang muncul mulai dari pembuatan order sampai diterimanya barang seperti telah disebutkan di atas, sehingga banyak pasar modern yang umumnya dsebut supermarket atau hypermarket yang memanfaatkan perkembangan teknologi pada jaman sekarang untuk menangani seluruh kegiatan operasionalnya khususnya dibidang pengadaan barang sesuai dengan bahasan ini, contohnya Teknologi Informasi digunakan untuk mempercepat proses order dan mempercepat satu siklus supply chain serta untuk meningkatkan kualitas kerjasama antar bisnis dan juga untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen.

Dalam jurnal yang ditulis oleh (Adiwijaya N. O., 2015) menuliskan bahwa dengan menggunakan system informasi yang terintegrasi dengan teknologi Electronic Data interchange (EDI) dalam pertukaran dokumen dengan mitra dagang, menjadikan system logistik perusahaan retail mampu ditingkatkan kinerjanya sehingga dapat mengurangi kesalahan dalam memamasukkan data, mengurangi leadtime, mengurangi biaya, dan mengurangi pemakaian dokumen. Dengan menggunakan Sistem Informasi EDI ini dapat mempercepat proses order karena dapat mengurangi resiko stock barang kosong yang disebabkan oleh proses pengiriman dokumen yang sudah dijelaskan pada pragraf sebelumnya.

Dengan pengaplikasian EDI (electronic Data Interchange) perusahaan tidak harus melakukan pemesanan bila stock di supermarket habis. Hanya dengan menggunakan media computer dan internet, perusahaan dan pemasok mempunya hubungan yang terintegrasi, sehingga stock barang dari pemasok akan secara sendiri mengirim barang ke supermarket. Dalam pemanfaatan system informasi ini supplier dan supermarket tidak hanya dimudahkan dalam hal pemesanan melainkan akan mendapatkan kemudahan dalam proses proses pengiriman, laporan penjualan, penagihan, laporan pembayaran hingga pengembalian barang (retur).

Pada penulisan selanjutnya akan dijelaskan bagaimana implementasi EDI berbasis web ini digunakan oleh kedua belah pihak, antara suplayer dan supermarket yang menjual barang secara retail kepada konsumen.