Apakah Sistem Informasi SDM diperlukan?

Peran Sumber Daya Manusia
Seperti yang kita tahu sekarang ini perguruan tinggi bukan lagi hanya merupakan institusi penyedia layanan pendidikan saja, tetapi sudah menjadi suatu kegiatan bisnis yang cukup menjanjikan. Sebagai suatu organisasi yang bergerak dibidang jasa maka perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, melalui penerapan sistem yang efektif, dan terus melakukan perbaikan pada semua proses yang ada. Agar semua proses berjalan dengan baik perlu ditunjang oleh sumber daya manusia, infrastruktur, dan lingkungan perkuliahan. Sumber daya manusia mencakup pimpinan pengelola, karyawan, dan dosen. Penyediaan sumber daya harus memadai baik dari sisi kualitas maupun kuantitas.

Banyak perubahan terjadi dalam lingkungan sumber daya manusia yang menuntutnya untuk memainkan peranan yang penting dalam suatu organisasi seperti perkembangan teknologi informasi yang pesat, globalisasi, dan perubahan dalam dunia jabatan dan kerja. Tren teknologi akan mendorong suatu usaha bisnis menjadi lebih kompetitif. Dimana komputer pribadi (PC), pengolah kata, dan sistem informasi manajemen terus mengubah dunia kerja. Pemanfaatan teknologi informasi dalam proses-proses yang dijalankan membutuhkan sumber daya manusia yang terlatih dengan baik.

Semua pekerjaan, sampai yang paling sederhana sekalipun, membutuhkan karateristik masing-masing. Karateristik pekerjaan dapat dikelompokkan menjadi tiga yaitu: skill, knowlegde, dan orientation. Skills adalah kemampuan atau kompetensi khusus yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan. Secara umum kemampuan ini membutuhkan pelatihan dan pengalaman. Knowledge adalah informasi, pengetahuan dan wawasan, yang secara umum diperoleh lewat pendidikan, dan diperluas oleh pengalaman. Sedangkan orientation adalah sikap, kepercayaan dan pilihan yang dimiliki oleh karyawan.
Sumber daya manusia dengan gabungan ketiga karateristik pekerjaan di atas merupakan aset yang bernilai bagi suatu perusahaan atau organisasi. Aset ini perlu dipertahankan untuk kelangsungan hidup organisasi dan untuk terus bersaing di dunia bisnis. Pengembangan (development) sumber daya manusia mempunyai ruang lingkup yang lebih luas dalam upaya memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap, dan sifat-sifat kepribadian.

Ketika suatu Perguruan Tinggi berkembang menjadi makin besar, dengan jumlah mahasiswa yang makin banyak, tentu akan dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang makin baik, cepat, dan akurat. Dengan jumlah sumber daya manusia yang terbatas semua proses harus dapat ditangani dengan baik. Hal ini tentu membutuhkan suatu proses pengelolaan sumber daya manusia yang tepat, dengan tujuan untuk meningkat kepuasan dan kenyamanan sumber daya manusia yang terlibat, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik.

Ada beberapa masalah yang sering muncul dalam proses pengelolaan sumber daya manusia antara lain; proses rekruitmen memakan waktu yang sangat lama kurang lebih 3 bulan dari mulai pengajuan sampai diterimanya SK pengangkatan. Pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan karyawan belum merata dan terencana tiap unit, sehingga ada karyawan yang sering dikirim untuk mengikuti pelatihan dan ada yang belum pernah sama sekali dikirim untuk pelatihan. Selain itu terdapat data karyawan dan dosen dengan banyak versi.

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM)
Dalam strategi bisnis dengan orientasi pelanggan, proses mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia merupakan salah satu ”critical process”, disamping proses-proses lain. Sistem Informasi Manajemen sendiri dibangun untuk mendukung semua proses tersebut, dimana tercakup didalamnya antara lain: proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian, serta dapat memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia merupakan salah satu bagian dari Sistem Informasi Manajemen yang dibangun dalam keseluruhan organisasi. Sumber daya manusia merupakan aset yang sangat berharga bagi organisasi, sehingga manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu pilar utama organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. SIM-SDM merupakan prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, dan memvalidasi data oleh organisasi mengenai sumber daya manusia, dan kegiatan-kegiatan personalia.

Mengingat betapa pentingnya mengelola sumber daya manusia dengan tepat, maka sudah sewajarnya Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia di Perguruan Tinggi menjadi salah satu hal yang perlu untuk dibangun dan dipelihara dengan baik.