PENGGUNAAN MIND MAP DALAM MENCIPTKAN SUATU SISTEM INFORMASI MONITORING DAN EVALUASI

Peranan informasi sangatlah membantu dalam memberikan kontribusi bagi keberhasilan suatu organisasi. Sebuah sistem informasi monitoring dan evaluasi sistem informasi (Monitoring and Evaluation Information System /MEIS) merupakan salah satu jenis Sistem Informasi Manajemen yang dirancang untuk mengurangi kinerja manajemen organisasi  yang buruk, dan bisa menunjukkan akuntabilitas dan mendukung suatu pembelajaran organisasi untuk kepentingan manajemen proyek atau organisasi dimasa depan (Crawford & Bryce, 2003). Pelaporan melalui struktur organisasi merupakan salah satu mekanisme yang mana aliran informasi yang baik dalam organisasi merupakan dasar untuk menetapkan akuntabilitas.

Untuk menciptakan suatu sistem informasi monitoring dan evaluasi yang baik maka dapat dipandu dengan menggunakan Peta Pemikiran (Mind Map). Berikut gambar 1, menunjukkan suatu contoh Mind Map yang memandu keberhasilan suatu sistem informasi monitoring dan evaluasi pada suatu proyek NGO.

Gambar 1  Mind Map dari suatu lingkungan operasi NGO ( Crawford & Bryce,2003)

Dalam penelitian Crawford dan Bryce (2003) tentang proyek bantuan kepada NGO menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan keberhasilan proyek NGO. Tujuan keberhasilan NGO akan tercapai, maka untuk itu diperlukan suatu sistem informasi monitoring dan evaluasi yang baik. Dengan demikian, diperlukan suatu panduan perencanaan dengan suatu tools yang disebut sebagai “Mind Map”. Mind Map tersebut seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.3

Berdasarkan Gambar 1,  keberhasilan NGO merupakan tujuan bisnis akan tercapai dengan adanya suatu akuntabilitas. Akuntabilitas dalam konteks proyek bantuan kepada LSM / NGO telah didefinisikan sebagai ” sarana bagi individu dan organisasi melaporkan kepada otoritas yang diakui, atau pihak berwenang, dan bertanggung jawab atas tindakan mereka. Sedangkan, kinerja ( Performance ) suatu proyek/program adalah sebuah konsep yang jelas, tapi tidak berbentuk ( amorf )  dan dapat dipahami dengan adanya sesuatu yang  menuntut adanya efisiensi dan efektivitas. Akuntabilitas diindikasikan dengan adanya transparansi melalui dokumentasi dan komunikasi yang baik, dan Kinerja dindikasikan dengan adanya efektivitas dari pembelajaran organisasi dan efisiensi manajemen berdasarkan  responsif manajemen proyek  dan pengambilan keputusan.Maka, semua hal yang didasarkan pada tujuan bisnis yang direncanakan akan  menjadi dasar terciptanya suatu sistem informasi monitoring dan evaluasi yang relevan dan akurat.

Sumber :

Crawford, P and Bryce, P. (2003).,” Project monitoring and evaluation: a method for enhancing the efficiency and effectiveness of aid project implementation”, International Journal of Project Management 21 (2003) 363–373