Tata Kelola Teknologi Informasi di Perguruan Tinggi

Keterlibatan teknologi informasi (TI) dalam dunia pendidikan bukan lagi dianggap sebagai pilihan, tetapi sudah menjelma menjadi kebutuhan mutlak yang harus dimiliki oleh perguruan tinggi, apabila ingin meningkatkan kualitas pelayanan kepada para stakeholder dan meningkatkan keunggulan bersaing (competitive advanced). Peran TI adalah sebagai enabler atau alat yang memungkinkan perguruan tinggi menciptakan proses pendidikan yang lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat (cheaper-better-faster). Sebagai back office, TI digunakan untuk mendukung proses administrasi penyelenggaraan pendidikan tinggi atau kegiatan operasional. Sebagai front office, semua informasi yang berkaitan dengan perguruan tinggi tersebut dapat diakses kapan dan dimana saja oleh para stakeholders yang membutuhkannya. Semua kegiatan tersebut dilakukan dengan berbasis TI sebagai salah satu cara bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan kualitas penyelenggaran pendidikan.

TI juga harus selaras dan mendukung visi, misi, serta tujuan perguruan tinggi, sehingga diperlukan sistem tata kelola yang baik (IT Governance). Tata kelola TI didefinisikan sebagai struktur hubungan dan proses untuk mengarahkan dan mengontrol suatu institusi (perguruan tinggi) dalam mencapai tujuannya dengan menambahkan nilai dan menyeimbangkan resiko terhadap teknologi informasi dan proses-prosesnya. Tata kelola ini mencakup proses perencanaan, implementasi, dan evaluasi.

COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology)
COBIT adalah salah satu metodologi yang memberikan kerangka dasar dalam menciptakan sebuah teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dengan tetap memperhatikan faktor-faktor lain yang berpengaruh. Pada dasarnya COBIT dikembangkan untuk membantu memenuhi berbagai kebutuhan manajemen terhadap informasi dengan menjembatani kesenjangan antara resiko bisnis, kontrol, dan masalah teknik. COBIT memberikan satu langkah praktis melalui domain dan framework yang menggambarkan aktivitas IT dalam suatu struktur dan proses yang dapat disesuaikan. Dalam COBIT terdapat pedoman manajemen yang berisi sebuah respon kerangka kerja untuk kebutuhan manajemen bagi pengukuran dan pengendalian TI dengan menyediakan alat-alat untuk menilai dan mengukur kemampuan TI perusahaan untuk 34 proses TI.

Pada dasarnya kerangka kerja COBIT terdiri dari 3 control objectives, yaitu activities dan tasks, process, dan domains. Activities dan tasks merupakan kegiatan rutin yang memiliki konsep daur hidup, sedangkan tasks merupakan kegiatan yang dilakukan secara terpisah. Selanjutnya kumpulan activity dan tasks ini dikelompokkan ke dalam proses TI yang memiliki permasalahan pengelolaan TI yang sama dikelompokkan ke dalam domains. COBIT terdiri dari 34 high-level control objectives, satu untuk setiap proses TI dan dikelompokkan ke dalam 4 domain, yaitu: 1) Plan and Organise (PO), mencakup masalah mengidentifikasikan cara terbaik TI untuk memberikan konstribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan bisnis organisasi; 2) Acquire and Implement (AI), menitikberatkan proses pemilihan, pengadaan, dan penerapan TI yang digunakan. Pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan harus disertai dengan solusi-solusi TI yang sesuai, dan solusi tersebut diadakan, diimplementasikan dan diintegrasikan ke dalam proses bisnis organisasi; 3) Delivery and Support (DS), menitikberatkan pada teknis-teknis yang mendukung terhadap proses pelayanan TI; and 4) Monitor and Evaluate (ME), dikonsentrasikan pada pengawasan dan evaluasi penerapan TI.

Maturity Models
COBIT mempunyai model kematangan untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian/scoring sehingga organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya (dari skala 0 sampai 5). Maturity Models yang ada pada COBIT dapat dilihat pada Tabel 1. Dengan adanya maturity level models, maka organisasi dapat mengetahui posisi kematangan tata kelola teknologi informasinya. Semakin optimal suatu organisasi dalam mengelola sumber daya teknologi informasinya, akan semakin tinggi nilai akhir tingkat kematangan yang diperoleh.

Jakarta, 13 Oktober 2016