PENERAPAN ISO 9001:2008 DAN TERTIB ADMINISTRASI DI PERGURUAN TINGGI

image_print

Salah satu parameter yang dapat digunakan untuk menuju profesionalisme manajemen pendidikan adalah dengan menerapkan sistem manajemen mutu yang diakui dan berstandar baik secara nasional bahkan internasional. Dimana salah satu sistem manajemen mutu yang telah berstandar internasional adalah ISO 9001: 2008. ISO 9001 sebagai satu sistem manajemen mutu tidak hanya diterapkan untuk produk industri manufaktur saja tetapi juga sesuai untuk industri jasa seperti lembaga pendidikan. Beberapa lembaga pendidikan sudah banyak menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 karena dirasakan sebagai factor yang mampu meningkatkan mutu pendidikan.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dibangun atas 8 (delapan) prinsip. Kedelapan prinsip yang merupakan ruh dari standar ISO 9001:2008 ini dituangkan dalam bentuk klausul-klausul (persyaratan) sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang juga berjumlah 8 (delapan) klausul. Kedelapan klausul itu adalah: Ruang Lingkup, Acuan Standard, Istilah dan Definisi, Sistem Manajemen Mutu, Tanggungjawab Manajemen, Manajemen Sumberdaya, Realisasi Produk, Pengukuran, Analisis dan Peningkatan.

Salah satunya dari klausul di atas adalah klausul 4 (Sistem Manajemen Mutu), secara umum berisi tentang persyaratan umum yang mencakup semua persyaratan yang ada pada klausul-klausul selanjutnya. Penekanan klausul 4 adalah, sebagai konsekuensi penerapan ISO 9001:2008 maka anda diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis seperti Manual Mutu, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Prosedur Proses lintas seluruh unit kerja, prosedur kerja bagian / divisi / departemen, instruksi kerja (bila diperlukan), rekaman mutu (form dan semua hal yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan) yang dipersyaratkan oleh ISO 9001, dan rekaman mutu yang berkaitan dengan kegiatan operasional organisasi anda, dan juga diminta untuk mengendalikan dokumen dan form / catatan mutu / rekaman mutu termasuk tata cara penetapan atau pengesahan, revisi, distribusi, penyimpanan dan cara pemusnahannya. Ketentuan kewajiban ini mensyaratkan perguruan tinggi harus tertib administrasi dalam seluruh kegiatan operasionalnya, utamanya adalah dokumentasikan semua kegiatan kerja dan pencapaikan kerja, baik pada persiapan, pelaksanaan dan hasil kegiatan .

Perguruan tinggi harus  menetapkan Kebijakan mutu, perencanaan mutu dan sasaran mutu sbagai indicator untuk menentukan pencapaian mutu di tahun yang akan datang. Dalam perjalanannya semua kegiatan operasional perguruan tinggi harus sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan tersebut, dan untuk memastikan bahwa semua kegiatan operasional tersebut sesuai ditopang oleh klausul-klausul yang lainnya, sehingga setiap klausul saling berkesinambungan yang pada akhirnya tujua untuk mencapai mutu terbaik yang telah ditetapkan dapat dicapai. Bagaimana penjelasan tentang klausul yang lainnya dan bagaimana mengukur keberhasilan mencapai mutu seperti yang disampaiakan pada klausul 8 (Pengukuran, Analisis dan Peningkatan) akan disampaikan pada penulisan yang berikutnya.

Disini penulis akan membahas lebih kepada tertib administrasi dalam pendokumentasian semua kegiatan. Tertib administrasi merupakan hal yang paling mendasar yang harus dilakukan oleh seluruh sumber daya manusia yang terlibat dalam kegiatan pekerjaan di Perguruan Tinggi, baik kegiatan di internal unit kerjanya maupun kegiatan yang ada hubungannya dengan unit kerja di bagian lainnya (lintas bagian). Kelemahan yang terjadi adalah pendokumentasian. Melakukan pencatatan lalu menyimpannya pada tempat yang telah ditentukan kelihatannya mudah, tetapi kenyataannya masih banyak hasil dari pencapaian pekerjaan (kinerja) yang dilakukan tidak ada dokumentasinya. Di Perguruan Tinggi kegiatan pembelajaran dilakukan dalam setahun dengan dibagi dalam dua perioda ( dua semester). Pencapaian kinerja semua unit kerja minimal satu atau dua laporan dalam setahunnya, dan laporan ini dapat disajikan bila pendokumentasiannya baik, karena pelaporan ukuran kinerja tanpa adanya lampiran dokumen yang mendukung, akan sulit divalidasi kebenarannya.

Aturan main pendokumentasian yang baik, standarisasi ISO sudah mengaturnya dengan begitu jelas, sehingga bila sebuah Perguruan Tinggi yang sudah menerapkan ISO 9001:2008 pastinya pendokumentasiannya sudah baik. Pertanyaannya adalah kenapa  pendokumentasian masih kurang baik, artinya setiap dokumen dibutuhkan masih saja sulit mendapatkannya, padahal sudah menerapkan ISO. Dari hasil analisa lapangan dan referensi yang dilakukan salah satu sumber permasalahannya adalah kurang kompetensinya sumber daya manusianya. Kesadaran yang masih rendah akan dokumentasi menyebabkan berbagai maslah tetap saja muncul dan menghambat pencapaian mutu perguruan tinggi. Faktor lainnya pula yang kurang berjalan adalah pengawasan. Ada dua sisi pengawasan yang kurang berjalan dengan baik, yaitu kesadaran sdm dari pelaksana kegiatan operasional dan dari sdm yang seharusnya melakukan pengawasan kegiatan (control). Standarisasi ISO sudah mengaturnya dengan baik, ada Internal Kontrol dan ada Eksternal Kontrol. Bila pelaksana kegiatan tertib administrasi dan kedua kontrol berjalan dengan baik dan professional, maka pendokumentasianpun akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Avatar About Deden Prayitno

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *